System & inställningar

System i sidomenyn är endast synlig för administratörer och samlar systemomfattande inställningar.

Användare

System → Användare hanterar inloggningskonton. Det första kontot skapas via /register (se Komma igång); därefter skapar en administratör nya konton här med namn, e-post, lösenord och roll (Administratör eller Användare) och Behörighetsgrupp (se Behörighetsgrupper). Endast administratörer ser System-menyn. Listans kolumn Behörighetsgrupp visar gruppens namn, Alla (administratör) för administratörer och Ingen åtkomst för den som saknar grupp.

Att stänga av ett konto (status Avstängd) räcker för de flesta fall — kontot kan inte logga in men syns kvar i listan. För att helt bli av med ett konto finns knappen Ta bort användare längst ned när man redigerar en användare (dold för det egna kontot — man kan inte ta bort sig själv). Ett bekräftelsemeddelande visas: "Ta bort användaren <namn>? Kontot försvinner ur listan och kan inte logga in, men historiken (ordrar, verifikat m.m.) behåller sin signatur." Raderingen är mjuk: kontot försvinner ur listan och kan inte längre logga in, men allt kontot en gång skapat eller attesterat behåller sin signatur, och e-postadressen kan återanvändas för ett nytt konto. Den sista aktiva administratören kan varken stängas av eller tas bort.

Behörighetsgrupper

System → Behörighetsgrupper styr vilka delar av systemet en användare kommer åt. En grupp har en Kod, ett Namn och en lista Rättigheter; varje användare tillhör högst en grupp, som väljs i fältet Behörighetsgrupp på användaren. Administratörer har alltid allt och behöver ingen grupp, och System är bara för administratörer — ingen grupp kan ge åtkomst dit. Skapa en grupp med + Ny behörighetsgrupp, ändra den genom att klicka på raden och spara med Spara grupp.

Rättigheterna är en fast lista:

• Under Menyer: Artiklar, Inköp, Försäljning, Tillverkning, Lager, Ekonomi och Rapporter. En meny ger rätt att ändra i hela modulen. Dessutom kan alla som har minst en meny läsa i andra moduler när de behöver det — artikelval, kunder, leverantörer och uppgifter på andra modulers ordrar. Sidorna i en annan modul öppnas däremot bara med den modulens meny: en länk till en sida du inte får öppna (t.ex. ett ordernummer från en annan modul på ett kort eller på Översikt) visas som vanlig text, och knappar som skulle ändra i en annan modul — t.ex. Skapa tillverkningsorder på kundorderraden, som kräver Tillverkning — visas inte. Ekonomi och Rapporter kan därmed ges till andra än administratörer, och länkarna Verifikat F-…/L-… på faktura- och betalningskort visas för den som kan öppna Ekonomi.
• Under Verkstad: Stämpelterminal, Artikelöversikt och Tillverkningsorder (läsläge). De är verkstadsprofilen — för den som bara ska stämpla och titta. Den som enbart har verkstadsrättigheter ser inga priser: standardkostnad, försäljningspris och legopriser döljs. Den som har minst en meny ser dem som vanligt.

Vissa rättigheter ingår i en meny: Tillverkning innefattar Stämpelterminal och Tillverkningsorder (läsläge), och Artiklar innefattar Artikelöversikt. Formuläret visar dem som "ingår i ...".

Vid uppgraderingen skapades två grupper. Alla moduler (kod ALLA: Artiklar, Inköp, Försäljning, Tillverkning och Lager) fick alla befintliga användare som inte är administratörer, så ingen tappade åtkomst. Verkstad (kod VERKSTAD) är den färdiga verkstadsprofilen med de tre verkstadsrättigheterna.

En ändring av en grupp gäller direkt — användarna behöver inte logga in igen.

En användare utan grupp (Ingen åtkomst) når bara hjälpen och sidan Ingen behörighet. Rollen Arbetsledare ger inte i sig åtkomst till modulerna: för att nå Attestering och Löneunderlag måste arbetsledaren också ha en grupp med Tillverkning. Personalregistret (Tillverkning → Personal) och dess uppgifter är bara för administratörer och för arbetsledare vars grupp har Tillverkning; terminalen och TO-kortet ser bara anställningsnummer och namn.

Ta bort grupp

Ta bort grupp finns längst ned när man redigerar en grupp. Används gruppen inte av någon användare visas inget extra fält — efter bekräftelsen "Ta bort behörighetsgruppen <kod>?" tas gruppen bort direkt. Används gruppen av någon användare visas fältet Flytta användarna till (vid borttagning), och du måste först välja en grupp där; användarna flyttas då dit. Utan val avvisas borttagningen.

Företagsinformation

System → Företagsinformation innehåller företagets namn, organisationsnummer, adress/postnummer, kontaktuppgifter och webbplats, samt företagslogotyp (uppladdning, max 2 MB). Uppgifterna används på dokument som inköpsorder och ordererkännande.

Här finns också betalnings- och registreringsuppgifterna VAT-nummer, Säte, Bankgiro, Plusgiro, Bank, BIC/SWIFT, IBAN och kryssrutan Godkänd för F-skatt. De ifyllda uppgifterna skrivs ut i sidfoten på alla utgående dokument — förfrågan, inköpsorder, offert och orderbekräftelse — tillsammans med organisationsnumret, telefonen, e-posten och webbplatsen; tomma fält utelämnas. Interna dokument (plocklistan och TO-utskriften) får ingen sidfot.

Längst ner finns Speditörer — företagets egna kundnummer hos olika speditörer (t.ex. "vårt DHL-konto 12345"). + Ny speditör väljer en speditör ur speditörsregistret och anger företagets kundnummer där; varje speditör kan bara läggas till en gång. Numret används på inköpssidan: när Frakt på vårt konto är ikryssad på en inköpsorder eller förfrågan och den valda speditören finns i listan, skrivs "Vårt kundnr" ut bredvid speditören på dokumentet (se Inköp).

Fraktinställningar

System → Frakt (bara administratörer) styr transportbokningen via Sendify, som används på Försändelser. Kortet Sendify har fälten:

• Aktiverad — slår på funktionen; utan den visas ingen Boka transport.
• Miljö — Sandlåda (test) eller Produktion.
• API-nyckel — skapas i Sendify under Settings → API. Nyckeln visas aldrig igen: ett tomt fält behåller den sparade (fältet visar Nyckel sparad) och Ta bort nyckel raderar den.
• Avsändarkontakt, Telefon och E-post — avsändarens kontaktuppgifter. Adressen hämtas från Företagsinformation; har adressen flera rader skickas den andra raden som avsändarens adressrad 2; tom telefon eller e-post ger företagets.
• Påslag (%) och Påslag (kr) — läggs på Sendifys pris och bildar Kundpris på försändelsen.
• Bekräfta prisändring över (%) — standard 5. Har priset ändrats mer än så sedan valet sparades krävs en bekräftelse vid bokning.
• Fraktartikel — artikeln (normalt av typen Tjänst) som frakten faktureras som: på fakturans fraktrader, se Frakt på fakturan, och som fraktraden Lägg till frakt lägger på offerten/kundordern, se Frakt på offert och order. Utan fraktartikel går det att hämta priser men inte att lägga till frakten, och inga fraktrader föreslås i fakturadialogen.
• Spårningsintervall — hur ofta spårningen körs automatiskt: Varje timme, Var fjärde timme eller Dagligen, se Spårning. Under fältet visas Senaste spårningskörning (eller Spårningen har inte körts ännu).

Spara med Spara. Under Upphämtningstider kryssas varje veckodag som har upphämtning med tider Från/Till; en dag utan kryss har ingen upphämtning. Röda dagar i helgdagslistan har aldrig upphämtning, medan en kortdag räknas som en vanlig dag. Spara med Spara upphämtningstider.

Under Fraktprodukter testar Testa anslutning nyckeln i fältet API-nyckel mot vald Miljö utan att spara den; är fältet tomt testas den sparade nyckeln. Hämta transportörsprodukter fyller listan över transportörer och produkter (Transportör, Produkt). Listan fylls också på när priser hämtas på en försändelse.

Bank

Under System → Bank väljer du företagets bank och fyller i uppgifterna banken kräver i betalfilerna. Nav gör betalfiler (pain.001) för leverantörsbetalningar och läser bankens avier (camt.054) för inbetalningar och bekräftade utbetalningar. Filerna laddas upp och ner i internetbankens filöverföring. Ett avtal om filöverföring med banken krävs.

• Bank — Handelsbanken, SEB, Swedbank eller Nordea. Varje bank har sin variant av ISO 20022, och Nav anpassar filen efter den.
• Avtals-ID / kund-ID — fältets namn följer banken: Swedbank Avtals-ID för betalfil (t.ex. 123456789123B001); Handelsbanken Organisationsnummer eller Handelsbankens kundnummer (lämnas fältet tomt används organisationsnumret); SEB Avtals-ID / kund-ID hos SEB; Nordea Signer-ID (högst 13 siffror) och, om banken begär det, CCM-avtals-ID (frivilligt). Mellanslag och bindestreck tas bort när du sparar.
• Debiteringskonto — kontot betalningarna dras från, ur Företagsinformation. Swedbank tar bara företagets bankgiro (debitering från IBAN utan bankgiro är inte dokumenterad av Swedbank, så den vägen finns inte). Handelsbanken tar IBAN, Nordea IBAN eller plusgiro och SEB IBAN eller bankgiro.

Listan Saknas för att kunna skapa betalfiler visar vad som fattas — även ett debiteringskonto i Företagsinformation som är ogiltigt (fel kontrollsiffra, eller IBAN som inte är svenskt) samt t.ex. Ort saknas i Företagsinformation (Swedbank kräver ort från november 2026).

Prova den första betalfilen i bankens testverktyg innan den skarpa betalningen: Swedbank Validex eller SEB Test Bench. SEB-profilen är inte verifierad mot SEB:s egen specifikation och visar en varning tills den är det.

Kända begränsningar hos Swedbank. Betalningar till andra konton än bankgiro (bankkonto, plusgiro, IBAN) som saknar OCR- eller meddelandereferens får en nyckel som Nav räknar ut ur innehållet (en kontrollsumma) i stället för bankens referens, och förhandsgranskningen av avin visar en varning för raden.

Nummerserier

System → Nummerserier styr numreringen av ordrar, förfrågningar och fakturor:

Prefix, nästa nummer och antal siffror (nollutfyllnad) kan ändras per serie. Nästa nummer delas ut när posten skapas — utom fakturanumret, som delas ut när fakturan utfärdas (se Fakturor), inte när den skapas som utkast.

Serien Kundnummer (startar på 1001, utan prefix) används av kundregistret: en ny kund utan manuellt ifyllt kundnummer får nästa nummer härifrån. Serien Leverantörsnummer (startar på 5001, utan prefix) fungerar likadant för leverantörsregistret: en ny leverantör utan manuellt ifyllt leverantörsnummer får nästa nummer härifrån. Manuellt satta nummer stäms inte av mot respektive serie — sätter du t.ex. 1050 eller 5050 för hand kan serien så småningom hinna ikapp numret. Den stegar då automatiskt vidare till nästa lediga nummer i stället för att krocka, förbi upp till fem tagna nummer i rad. Är sex eller fler tagna i en obruten följd behöver du justera seriens nästa nummer för hand här.

Integrationer

System → Integrationer hanterar API-klienter för externa system, t.ex. en produktkonfigurator som skapar offerter programmatiskt. Skapa en klient så genereras klient-ID och en hemlighet som bara visas en gång — kopiera den direkt. Klienten autentiserar med OAuth2 client credentials mot API:t.

Konfigurator-API

Ett externt system (t.ex. en produktkonfigurator på webben) kan läsa artikelmallar och lägga offerter med konfigurerade rader. Alla anrop går mot /api/v1 och kräver en token.

Token. Skapa en API-klient ovan och hämta en token med klient-ID och hemlighet. Skicka sedan Authorization: Bearer <accessToken> på varje anrop:

POST /api/v1/oauth/token
{ "clientId": "…", "clientSecret": "…" }
→ { "accessToken": "…", "tokenType": "Bearer", "expiresIn": 3600 }

Vilka mallar syns. Bara mallar där kryssrutan Visa i API är ikryssad på artikelns flik Konfigurator — och bara på aktiva artiklar. En opublicerad eller inaktiv mall svarar 404 configurator-template-not-found på mallanropet och på evaluate (samma svar som för en mall som inte finns), och en offertrad med configuration på den svarar 409 configurator-not-published (Mallen 63000 är inte publicerad för API:t). Regeln gäller bara externa klienter; inloggade användare i webben påverkas inte.

1. Lista mallar — GET /api/v1/configurator/templates?search=&limit=&offset= ger { rows, total }, sorterat på artikelnummer:

{ "rows": [ { "articleId": "…", "articleNumber": "63000", "name": "Diskbänksskåp",
              "mode": "variants", "basePrice": 1000,
              "groups": [ { "code": "LOCK", "name": "Lås", "kind": "choice", "required": true } ] } ],
  "total": 1 }

2. Hämta en mall — GET /api/v1/configurator/{artikel-id} ger valgrupperna med det en kundvy behöver. Regler, strukturrader, operationer, kostnader och interna id:n lämnar aldrig systemet; vilka alternativ som är valbara och vilka gränser som gäller får du av evaluate.

{ "articleId": "…", "articleNumber": "63000", "name": "Diskbänksskåp", "mode": "variants", "basePrice": 1000,
  "groups": [
    { "code": "FARG", "name": "Färg", "kind": "choice", "required": false, "unit": null,
      "min": null, "max": null, "step": null, "default": "RD", "priceAdd": 0, "pricePerUnit": 0, "priceBaseValue": 0,
      "values": [ { "code": "RD", "name": "Röd", "priceAdd": 0 }, { "code": "BL", "name": "Blå", "priceAdd": 100 } ] },
    { "code": "BREDD", "name": "Bredd", "kind": "number", "required": true, "unit": "mm",
      "min": 500, "max": 2000, "step": null, "default": null, "priceAdd": 0, "pricePerUnit": 0.5, "priceBaseValue": 500, "values": [] } ] }

3. Utvärdera ett val — POST /api/v1/configurator/{artikel-id}/evaluate med { "selection": { "FARG": "BL", "BREDD": 1200 }, "customerId": "…", "quantity": 2 } (customerId och quantity är valfria, antal 1 om det utelämnas; med kund räknas kundens priser och rabatter, och en okänd kund ger 404 customer-not-found). Svaret säger om valet är giltigt och vad det kostar:

{ "valid": true, "key": "…",
  "groups": [ { "code": "FARG", "value": "BL", "defaulted": false, "availableValueCodes": ["RD","BL"], "errors": [] },
              { "code": "BREDD", "value": 1200, "min": 500, "max": 2000, "errors": [] } ],
  "errors": [],
  "price": { "base": 1000, "additions": [ { "groupCode": "FARG", "label": "Blå", "amount": 100 } ],
             "unitPrice": 1450, "discountPercent": 0, "source": "…" },
  "warnings": [] }

Ett ogiltigt val ger valid: false med meddelanden i errors och per grupp — samma meddelanden som dialogen Konfigurera visar.

Förval, tomma val och null. I selection gäller: en saknad nyckel betyder att gruppens förval används (finns inget förval är gruppen tom). null betyder att gruppen medvetet lämnas tom — förvalet används inte. För en obligatorisk grupp ger det felet att gruppen måste fyllas i; för en ja/nej-grupp betyder null Nej. Det är samma sak som att välja — Välj — i dialogen Konfigurera.

4. Lägg en offert — POST /api/v1/quotes är det vanliga offertanropet, men en rad kan ha configuration i stället för (eller utöver) ett eget à-pris:

POST /api/v1/quotes
{ "customerId": "…", "rows": [ { "articleId": "<mallens id>", "quantity": 2,
                                  "configuration": { "selection": { "FARG": "BL", "BREDD": 1200 } } } ] }

• Mall i läget Variantartiklar: systemet hämtar variantartikeln för valet eller skapar den (med mallens grundenhet och alternativa enheter, så unitId kan vara en av mallens enheter) och raden blir en vanlig rad på varianten, med variantens pris. Samma val igen återanvänder samma artikel. Två rader med samma variant på en order ger 409 row-variant-exists.
• Mall i läget Beställningsvara: raden ligger kvar på mallen och sparar valen, etiketterna och prisuppdelningen. Samma mall kan ligga flera gånger med olika val.
• Pris och rabatt kommer ur utvärderingen (kundens priser och staffel räknas in) om raden inte anger eget unitPrice. Ett val som lämnade en valfri grupp tom behåller den tom även om mallen senare får ett förval; blir gruppen obligatorisk måste raden ändras med Ändra konfiguration.

Felkoder.

Prisets källa. price.source i evaluate säger var grundpriset kommer ifrån: customer_article (kundpris på artikeln), customer_group (kundpris på artikelgruppen), price_list (kundens prislista), customer_discount (kundens rabatt på grundpriset) eller article (artikelns försäljningspris). null betyder att mallen saknar grundpris och att inget kundpris finns — då är unitPrice också null och offertraden måste ange eget unitPrice.

Inställningar

System → Inställningar styr systembeteenden:

• Tillåt flera samtidiga stämplingar — styr bara om knappen Stämpla in på arbete erbjuds i hemvyn när personen redan har en öppen stämpling sedan tidigare. Av: "hemvyn i stämpelterminalen erbjuder inte att stämpla in på ännu ett arbete så länge en stämpling redan är öppen — stämpla ut den först". På: "knappen erbjuds ändå". Markerar man flera operationer och trycker Starta valda i operationsväljaren blir man instämplad på alla samtidigt oavsett detta läge (se Stämpelterminalen).
• Visa revisioner på dokument — på: aktiv artikelrevision och ritningsnummer med aktiv ritningsrevision (från artikelkortets flik Revisioner, se Artiklar) skrivs ut per orderrad på offert, orderbekräftelse, inköpsorder och förfrågan. Av som standard.
• Visa orderns revision på dokument — på: orderns revision skrivs ut direkt efter ordernumret (t.ex. Inköpsorder IO-1024 / 2) på offert, orderbekräftelse och inköpsorder. På som standard.
• ATF-intjäning (minuter per vecka) — systemstandarden för ATF-intjäning; kan överstyras per anställd på personalkortet (se Personal & tid).
• Tillåten överleverans på inköpsorder (%) — hur mycket mer än beställt antal som får tas emot på en inköpsorderrad, i procent av radens beställda antal. Med 10 får en rad på 100 st ta emot högst 110 st totalt. 0 = aldrig mer än beställt (standard). Tomt fält = ingen gräns. Fältet sparas när du lämnar det. Se Inleverans.
• Materialbrist vid rapportering — vad som händer när en rapportering drar mer ingående material än vad som finns. Tillgängligt är artikelns totala saldo på alla lagerplatser; tjänsteartiklar kontrolleras aldrig. Valet sparas direkt när du ändrar det. Ingen kontroll (standard) — ingen kontroll görs, saldot kan bli negativt. Varning — du får frågan "Det saknas ingående delar: … Rapportera ändå?" innan något sparas; svarar du Rapportera ändå bokförs rapporteringen, annars sparas ingenting. Spärr — rapporteringen nekas med en lista över de delar som saknas. Gäller utstämpling i terminalen, Slutför operation, Slutför order och Förbruka på tillverkningsordern samt inleverans av legorader. Se Materialbrist vid rapportering.

Lön & PAXml

I panelen Lön & PAXml ställs tidkoderna som skrivs ut i löneunderlagsexporten (PAXml) och den dagliga övertidströskeln:

• Tidkod arbetad tid — löneartskoden för vanlig arbetad tid. Standard: TID.
• Tidkod övertid — löneartskoden för övertid på schemalagd arbetsdag. Standard: ÖT1.
• Tidkod övertid helg — löneartskoden för övertid utanför schemat, t.ex. helgarbete. Standard: ÖT2.
• Tidkod ATF-uttag — löneartskoden för uttag ur ATF-banken. Standard: ATF.
• Tidkod övertid – komptid — löneartskoden för övertid på schemalagd arbetsdag som ersätts som komptid i stället för utbetalning. Standard: ÖK1.
• Tidkod övertid helg – komptid — löneartskoden för övertid utanför schemat som ersätts som komptid. Standard: ÖK2.
• Övertidströskel (minuter per dag) — hur många minuter arbetad tid får överstiga schemat innan det räknas som övertid en schemalagd dag. 0 = varje minut utöver schemat räknas som övertid.

Tidkoderna måste matcha lönesystemets egen löneartstabell — stäm av dem med er lönekonsult innan första löneunderlagsexporten. Ett tomt fält sparas som systemets standardkod.

Kalkyler

System → Kalkyler styr hur för- och efterkalkylen räknar. Inställningarna är systemomfattande och gäller alla artiklar. Kalkylerna körs från artikelkortets flik Kalkyl och från tillverkningsordern (se Artiklar och Tillverkning).

Materialkostnad hämtas från

• Standardpris — artikelns Standardkostnad på fliken Allmänt. Leverantörspriser påverkar inte kalkylen. Detta är standardvalet.
• Aktiv leverantörs pris — priset hos huvudleverantören i artikelns leverantörskatalog på fliken Inköp. Saknar komponenten huvudleverantör, eller saknar huvudleverantören pris, används artikelns standardkostnad i stället och kalkylen visar en varning om vilka rader som föll tillbaka. Saknas båda räknas raden som 0 kr, också med varning.
• Verklig kostnad — vad materialet faktiskt kostade: glidande medelpris vid förbrukningstillfället, härlett ur lagertransaktionerna på samma sätt som metoden Vägt snitt i Lagervärdering. Varje uttag värderas till medelpriset just innan det gjordes, och orderns uttag av samma artikel vägs ihop efter antal — en senare inleverans till annat pris ändrar alltså inte vad ett redan gjort uttag kostade.
  • Valet gäller bara efterkalkylen. Förkalkylen har inga förbrukningar att prissätta och använder standardpriset, med en varning som säger det.
  • Material som förbrukats innan artikeln fått någon prissatt inleverans har inget medelpris att räkna på. Sådana rader faller tillbaka på standardpriset, med varning.
  • Samma artikel uttagen vid flera operationer får ett gemensamt à-pris: lagerloggen registrerar vilken tillverkningsorder uttaget hörde till, inte vilken operation.

Leverantörspris vid staffel

Gäller bara när materialkostnaden hämtas från Aktiv leverantörs pris och huvudleverantören har staffelsteg i leverantörskatalogen (se Artiklar):

• Grundpris — katalogradens Pris, priset för antal 1, används oavsett hur mycket kalkylen behöver av komponenten. Detta är standardvalet.
• Staffelpris för kalkylantalet — steget som matchar komponentens totala antal i kalkylen används: kalkylantalet × antal per styck i strukturen (i flernivåkalkylen antalet på den nivån), och i efterkalkylen det antal som faktiskt förbrukades på ordern. Under lägsta steget gäller grundpriset.

Påslagen

Påslagen anges i procent och får ha decimaler. Alla är 0 % från början, vilket innebär att försäljningspriset blir exakt lika med självkostnaden tills du fyller i något.

• MO-påslag (%) — materialomkostnader. Läggs på det direkta materialet.
• LO-påslag (%) — legoomkostnader. Läggs på legokostnaden. Artiklar av typen Tjänst i artikelns struktur räknas som legoarbete och hamnar alltså under Legokostnad i stället för under Direkt material.
• Affo-påslag (%) — affärsomkostnader. Läggs på tillverkningskostnaden.
• Generellt påslag (%) — läggs sist, på självkostnaden, och ger försäljningspriset.

TO-påslaget sätts inte här. Tillverkningsomkostnaden är knuten till resursen som utför operationen och anges som TO-påslag (%) per arbetsplats under Tillverkning → Resurser.

Halvfabrikat bär inget påslag. Kör du en förkalkyl med Räkna om underliggande nivåer (se Artiklar) kostas varje tillverkat halvfabrikat ur sin egen struktur och rutt, och kommer in i kedjan som en egen post Halvfabrikat. Den posten får varken MO- eller LO-påslag: påslagen är redan pålagda en nivå ned, inne i halvfabrikatets egen tillverkningskostnad. Affo-påslaget och det generella påslaget träffar den däremot — de är företagsgemensamma och ska ligga på den färdiga artikeln exakt en gång.

Så räknas försäljningspriset

Panelen Så räknas försäljningspriset längst ned på sidan visar hela kedjan med ett räkneexempel som uppdateras medan du skriver:

  Direkt material (dM)
+ MO-påslag  %  × dM
+ Direkt lön (dL)
+ TO-påslag     × dL   (per arbetsplats)
+ Legokostnad
+ LO-påslag  %  × legokostnaden
+ Halvfabrikat        (inget påslag)
─────────────────────────────────
= Tillverkningskostnad (TVK)
+ Affo-påslag %  × TVK
─────────────────────────────────
= Självkostnad (SVK)
+ Generellt påslag % × SVK
─────────────────────────────────
= Försäljningspris

Samma kedja visas som Kalkylspecifikation på artikelkortets flik Kalkyl efter varje beräkning.

Spara med Spara. Ändrade inställningar gäller från nästa beräkning — redan sparade kalkyler räknas aldrig om.

Varje kalkyl sparar dessutom de inställningar den kördes med, och visar dem överst i Kalkylspecifikation. En kalkyl från i våras går alltså att förstå även efter att du ändrat påslagen sedan dess.

E-post (SMTP)

Under E-post (SMTP) på inställningssidan anges den externa SMTP-server som används för utgående e-post — förfrågningar, inköpsordrar, offerter och orderbekräftelser skickas som PDF-bilagor direkt från respektive kort (se Inköp och Försäljning).

Fälten är:

• Server (host) och Port — SMTP-serverns adress och port.
• Anslutning — STARTTLS (port 587) eller SSL/TLS (port 465); följ e-postleverantörens anvisningar.
• Användarnamn och Lösenord — inloggningen hos leverantören. Lösenordet visas aldrig efter att det sparats; lämna fältet tomt för att behålla det sparade. Observera att lösenordet lagras i klartext i databasen.
• Avsändarnamn och Avsändaradress — hur avsändaren visas hos mottagaren, t.ex. "Företaget AB" och order@foretaget.se. Lämnas avsändaradressen tom används användarnamnet.

Spara med Spara och kontrollera sedan inställningarna med Skicka testmejl — ange en mottagaradress och klicka på knappen; resultatet visas direkt.

E-postlogg

System → E-postlogg listar alla utgående mejl med tid, dokument, mottagare, ämne och status (Skickat eller Misslyckat — håll muspekaren över statusen för felmeddelandet). Varje utskick loggas, även misslyckade. Sök på mottagare eller ämne och filtrera på dokumenttyp och status.

Misslyckade utskick får knappen Skicka om, som gör om utskicket med samma mottagare, ämne och meddelande men med dokumentets aktuella innehåll — rätta först SMTP-inställningarna (eller orsaken till felet) och skicka sedan om. Dokumentkolumnen länkar till respektive order/förfrågan/faktura (en betalningspåminnelse länkar till fakturan den gäller), och varje kort visar också sina egna utskick under rubriken E-post. Ett omskick av en betalningspåminnelse är alltid avgiftsfritt, se Försäljning → Skicka påminnelse.

Säkerhetskopiering

System → Säkerhetskopiering (endast administratörer). Knappen Ladda ner säkerhetskopia skapar och laddar ner en komplett kopia av hela databasen som en komprimerad SQL-fil (.sql.gz). Kopian innehåller allt i systemet — artiklar, lager, ordrar, förfrågningar, leverantörsfakturor, kunder/leverantörer, uppladdade ritningar, leverantörsfakturornas underlag, företagslogotypen och inställningar (all data ligger i databasen, inget lagras separat på disk).

Använd den för att ta en kopia innan du gör något riskabelt, eller för att flytta hela ERP:en till en annan server. Filen innehåller alla uppgifter, inklusive lösenord och andra hemligheter — förvara den säkert.

Utöver knappen körs en automatisk säkerhetskopia varje natt på servern. Den ligger på samma disk som databasen, så bokföringslagens krav på att räkenskapsinformationen bevaras betryggande i sju år uppfylls av den krypterade externa säkerhetskopian med årsarkiv — den sätts upp på servern, se Krypterad extern backup. Att återställa en kopia (eller flytta systemet till en ny server) görs på servern enligt drift-guiden — se Drift & utveckling.

Händelselogg

System → Händelselogg (endast administratörer) listar statusövergångar och radändringar i hela systemet — vem gjorde vad och när. Varje rad visar tid, användare, typ (t.ex. Kundorder, Inköpsorder, Tillverkningsorder, Faktura, Leverantörsfaktura, Verifikat, Användare, Inställningar), id (dokumentets nummer, t.ex. KO2500123 eller LF2500045), händelse (t.ex. Bekräftad, Ändrad, Borttagen, Bokförd) och en kort detalj — en radändring visas som fält: gammalt värde → nytt värde.

Sök på id eller händelse, och filtrera på typ, användare och tidsperiod (Från/Till). Exportera CSV laddar ner den filtrerade listan. En rad utan användare (kolumnen visar System) kommer från en systemhändelse utan inloggad användare bakom sig; en användare som senare tagits bort visas fortfarande med sitt namn.

Varje kort (kundorder, inköpsorder, tillverkningsorder, faktura, leverantörsfaktura) har också en egen sektion Historik längst ner som visar just den ordningens/fakturans egna händelser — samma information, förfiltrerad till kortet. Precis som händelseloggen visas sektionen bara för administratörer.

Ändringar av Inställningar loggas med vilka fält som ändrades, aldrig värdena — ett SMTP-lösenord loggas bara som att fältet ändrades, aldrig med det gamla eller nya lösenordet.