Inköp

Inköpsmodulen omfattar leverantörsregistret, förfrågningar (prisförfrågningar), inköpsorder med mottagning, fakturaunderlag och leverantörsfakturor.

Översikt

Menyvalet Inköp öppnar modulens sida, där alla inköpsfunktioner ligger grupperade i ett rutnät:

• Inköp — Inköpsorder, Förfrågningar och Inleverans.
• Leverantörsfakturor — Leverantörsfakturor och Fakturaunderlag.
• Reskontra — Öppna poster och Betalningar.
• Register — Leverantörer och Grunddata.

Knappen + Ny inköpsorder leder till orderlistan där ordern registreras. Nyckeltal och bevakningslistor för hela verksamheten finns på Översikt, startsidan.

Inköpsorderlistan och orderkorten ligger numera under Inköp → Inköpsorder (/inkop/ordrar). Gamla länkar och bokmärken till ett orderkort på den tidigare adressen skickas vidare automatiskt.

Leverantörer

Inköp → Leverantörer listar alla leverantörer med kolumnen Lev.nr först; sökrutan matchar leverantörsnummer och namn. + Ny leverantör registrerar Leverantörsnummer (valfritt — lämnas fältet tomt tilldelas nästa nummer automatiskt ur nummerserien, se Nummerserier), namn, vårt kundnummer, valuta (3 bokstäver, t.ex. SEK/EUR) och adress med postnummer/postort — kontaktpersoner läggs upp på leverantörskortets flik Kontakter. Knappen Importera läser in leverantörer, kontakter och leveransadresser från exportfiler (se Importera leverantörer).

Klicka på leverantörens namn för att öppna leverantörskortet med fyra flikar:

• Allmänt — Leverantörsnummer (unikt internt nummer; kan skrivas över i efterhand, upptagna nummer avvisas — skrivs inte ut på några dokument), Vårt kundnummer (vårt kundnummer i leverantörens system — skrivs ut som "Vårt kundnummer hos er" på förfrågan och inköpsorder när det är ifyllt), namn, aktiv, adress, postnummer, postort och valuta.
• Adresser — en lista med valbara Leveransadresser (+ Ny leveransadress), var och en med Benämning (t.ex. "Huvudlager"), adress, postnummer och postort. Knappen Kopiera från adressen i dialogen fyller i adressfälten från Allmänt-flikens adress (visas bara när en adress finns). En adress kan markeras som Förvald; max en adress åt gången är förvald, markeras en ny flyttas markeringen automatiskt. Till skillnad från kundkortets adressflik finns ingen fakturaadress här — leverantörens adress på Allmänt-fliken används som den.
• Villkor & frakt — organisationsnummer, VAT-nummer, leveransvillkor, betalningsvillkor, speditör och kundnummer hos speditör. Villkor och speditörer väljs ur registren under Grunddata och visas med sitt namn, t.ex. "30 dagar netto".
• Kontakter — flera kontakter per leverantör med namn, telefon, mobil, e-post och kommentar. En kontakt kan markeras som Huvudkontakt och visas då överst.

Uppe till höger på kortet finns + Ny förfrågan och + Ny inköpsorder — båda skapas med leverantören förvald.

Betalning

Fliken Villkor & frakt har sektionen Betalning. Där väljer du Betalningssätt (Bankgiro, Plusgiro, Bankkonto eller IBAN) och fyller i numret. Nav kontrollerar kontrollsiffran och sparar numret utan mellanslag och bindestreck. Clearingnummer i 8-serien (Swedbank) ska vara 5 siffror, t.ex. 8327-9; övriga banker har 4 siffror. En leverantör utan betalningssätt kan inte betalas via betalfil. IBAN kan bara användas för svenska konton (SE…), eftersom utlandsbetalningar inte stöds.

Importera leverantörer

Inköp → Leverantörer → Importera öppnar en guide med tre flikar — Leverantörer, Kontakter och Leveransadresser — som tillsammans tar in en fullständig leverantörsexport. Endast administratörer har åtkomst. Filer läses som CSV (semikolon, komma och tabb känns alla igen — även teckenkodningen identifieras automatiskt) eller Excel (.xlsx, bara det första bladet läses). Varje flik kör sin egen guide i fyra steg: Fil, Kolumner, Förhandsgranska och Resultat.

Leverantörsexporten består av flera separata filer. Fliken Leverantörer körs en gång per fil, alltid i den här ordningen:

1. Lista — skapar leverantörerna (matchning på leverantörsnummer; finns leverantören redan uppdateras den i stället) med kortnamn, organisationsnummer, VAT-nummer och vårt kundnummer hos leverantören.
2. Postadress — ersätter kortnamnet med det juridiska namnet ("Postadress – Namn") och fyller i adressen.

Kör alltså de två filerna efter varandra genom samma flik, utan att kryssa i Hoppa över rader som redan finns mellan körningarna — annars skrivs Postadress-filens fält aldrig in. Körs Lista-filen i stället efter Postadress skriver dess kortnamn över det juridiska namnet — sätt då kolumnen "Namn" till Importera inte. Kontakter och leveransadresser importeras efteråt, var för sig, på sina egna flikar (kräver att leverantörerna redan finns). Exportens Besöksadress-fil har ingen motsvarighet i Nav och hoppas över; någon fakturaadress finns inte på leverantörer.

1. Fil — välj filen med filväljaren, så läses den in direkt. Första raden ska innehålla kolumnrubriker. Max 10 000 rader per fil.
2. Kolumner — varje kolumn i filen mappas mot ett fält; kända rubriker föreslås automatiskt (se listorna nedan) och kolumner satta till Importera inte hoppas över. Kryssrutan Hoppa över rader som redan finns lämnar poster som redan finns helt orörda i stället för att uppdatera/skapa dem — se Hoppa över befintliga rader. Klicka Förhandsgranska för att gå vidare.
3. Förhandsgranska — varje rad visas som Ny, Uppdateras eller Hoppas över tillsammans med eventuella fel och varningar. En ruta ovanför tabellen listar de register som kommer att skapas automatiskt (se nedan). Knappen Importera är låst tills alla fel är åtgärdade — rätta filen och börja om från steget Fil.
4. Resultat — visar hur många rader som skapades, uppdaterades och hoppades över, plus vilka register som skapades. De överhoppade listas i tabellen Överhoppade rader, som kan sparas som fil eller skrivas ut. Klar går tillbaka till leverantörsregistret.

Fliken Leverantörer

Kolumner som känns igen automatiskt (exportfilens egna rubriker inom citattecken) och fältet de mappas mot:

• Lista-filen: "Leverantör" → Leverantörsnummer, "Namn" → Namn (kortnamnet — ersätts av det juridiska namnet i nästa steg), "Organisationsnummer", "Momsreg.nr" → VAT-nummer, "Vårt kundnr" → Vårt kundnummer. Övriga kolumner (Leverantörsroll, Leverantörsgrupp, Webbsida m.fl.) saknar motsvarighet och lämnas omappade.
• Postadress-filen: "Leverantör" → Leverantörsnummer, "Postadress – Namn" → Namn, "Postadress – Adressrad 1/2/3" → Adress/Adressrad 2/Adressrad 3 (slås ihop till en adress med radbrytning; Adressrad 4 saknar motsvarighet), "Postadress – Postnummer" → Postnummer, "Postadress – Stad" → Postort. "Postadress – Land" mappas inte — leverantörer har inget landfält i Nav. Den kortare kolumnen "Namn" mappas automatiskt bara i Lista-filen — i Postadress- och övriga filer lämnas den omappad så att det juridiska namnet aldrig skrivs över av misstag.

Övriga mappningsbara fält: Kontaktperson, E-post, Telefon, Valuta, Betalningsvillkor, Leveransvillkor, Leveranssätt/speditör och Kundnummer hos speditör — de fyra sista fylls i på leverantörskortets flik Villkor & frakt och känns igen från rubriker som "Betalningsvillkor", "Leveransvillkor", "Leveranssätt"/"Speditör" och "Kundnummer hos speditör" i en egen CSV. Leverantörsnummer är obligatoriskt (märkt *). Namn behövs bara för nya leverantörer — kolumnen kan lämnas omappad och cellen får vara tom vid uppdatering.

Regler att känna till:

• Allt eller inget. Innehåller filen ett enda radfel importeras ingenting — det som förhandsgranskningen visar som fel måste rättas i filen först. Varningar stoppar däremot aldrig importen.
• Tomma celler skriver aldrig över. Vid uppdatering lämnas fält med tom cell orörda; vid ny leverantör lämnas de tomma.
• Valuta versaliseras automatiskt ("eur" blir "EUR") och måste vara en kod på tre bokstäver — annars stoppas raden med felet "Ogiltig valutakod '…' — ange 3 bokstäver, t.ex. SEK". Tom valutakolumn ger SEK för nya leverantörer och rör inte befintliga.
• Ogiltig e-postadress stoppar inte raden. Adressen hoppas över med varningen "Ogiltig e-postadress '…' — fältet lämnades tomt", och fältet behåller sitt tidigare värde vid uppdatering.
• Vårt kundnummer fyller i vårt kundnummer hos leverantören på leverantörskortets flik Allmänt — det skrivs ut som "Vårt kundnummer hos er" på förfrågan och inköpsorder.
• Samma leverantörsnummer två gånger i filen ger fel på den andra raden.
• Numeriska leverantörsnummer räknar upp leverantörernas nummerserie, så nästa + Ny leverantör får ett nummer ovanför det högsta importerade. Serien sänks aldrig, och leverantörsnummer med bokstäver importeras som de är utan att röra serien (se Nummerserier). Nollutfyllda nummer ("0001") behålls som de är.
• Betalningsvillkor, Leveransvillkor och Leveranssätt skapas automatiskt i respektive register om värdet i filen inte redan finns där (namn- eller kodmatchning, skiftlägesokänsligt) — förhandsgranskningen visar vilka som kommer att skapas. Ett betalningsvillkor av typen "30 dagar netto" får koden 30, vilket styr förfallodatumberäkningen (se Leverantörsreskontra); övriga skapade poster får koden av namnet versaliserat.

Fliken Kontakter

Läser exportens Referenser-fil. Mappningsbara fält (filens rubrik inom citattecken där den skiljer sig från fältnamnet): Leverantörsnummer ("Leverantör"), Namn ("Referens – Namn"), Förvald, Telefon, Mobiltelefon, E-post, Anmärkning, Faxnummer (läggs till i Anmärkning som "Fax …", eftersom kontakter saknar ett eget faxfält). Leverantörsnummer och Namn är obligatoriska.

• Leverantören måste redan finnas i registret (importera fliken Leverantörer först) — annars blir raden ett radfel.
• En kontakt som redan finns hos leverantören (samma namn, skiftlägesokänsligt) hoppas över — kontakter uppdateras aldrig via import, bara skapas.
• Förekommer samma namn två gånger på samma leverantör i filen hoppas den senare raden över ("Kontakten förekommer flera gånger i filen") — den första raden vinner, även om raderna skiljer sig i telefon, e-post eller anmärkning.
• Bara en kontakt per leverantör kan vara Förvald. Har leverantören redan en huvudkontakt (eller har en tidigare rad i filen redan satt en) blir raden en varning i stället, och kontakten skapas som vanlig kontakt.

Fliken Leveransadresser

Läser exportens Leveransadress-fil. Mappningsbara fält (filens rubriker "Leveransadress – …" känns igen automatiskt): Leverantörsnummer ("Leverantör"), Namn ("Leveransadress – Namn" — etiketten på adressen; saknas den blir den "Leveransadress"), Adressrad 1–3 (slås ihop som på leverantörsfliken), Postnummer, Stad. Leverantörsexporten saknar egna kolumner för postnummer och stad — de ligger i regel på Adressrad 3 och följer med i den sammanslagna adressen. "Leveransadress – Land" mappas inte.

• Leverantören måste redan finnas i registret.
• En rad utan adress (exporten skriver en rad per leverantör även när ingen leveransadress är registrerad) hoppas över, liksom en adress som är identisk med leverantörens egen adress. Saknar raden postnummer och stad jämförs bara adressraderna — så en rad som bara upprepar leverantörens postadress skapar ingen extra leveransadress.
• En adress som redan finns registrerad på leverantören hoppas också över.
• Kryssrutan Sätt som förvald leveransadress gör att en leverantör som ännu saknar en förvald adress får sin första importerade adress som förvald — aldrig en till om leverantören redan har en förvald sedan tidigare.

Importera inköpspriser

Fliken Inköpspriser på Artiklar → Importera läser in artiklarnas leverantörskatalog (fliken Inköp på artikelkortet, se Artiklar) från exporten Prislista Inköp. Två exportfiler läses med samma flik:

• Prislista-Inköp (Lista) — en rad per artikel och leverantör med rubrikerna Förvald, Leverantör (leverantörsnumret), Lev. art.nr, Pris och Rabatt, som alla känns igen automatiskt. Förvald = Ja gör leverantören till artikelns huvudleverantör.
• Prislista-Inköp (stafflat) — samma rader men en rad per staffelsteg: kolumnen Gränsvärde antal och en andra Pris-kolumn (guiden visar den som Pris (2) och mappar den till Staffel: pris). Grundpriset upprepas på varje rad. Filen saknar Förvald, så huvudleverantören lämnas orörd när den läses in.

Kolumner: Artikelnummer och Leverantörsnummer är obligatoriska; Leverantörens artikelnummer, Pris, Rabatt (%), Huvudleverantör (Förvald), Staffel: från antal (Gränsvärde) och Staffel: pris är valfria. Namn, Ställpris och Prisdatum importeras inte.

Regler att känna till:

• Artikeln och leverantören måste redan finnas (leverantören matchas på leverantörsnummer, se Importera leverantörer).
• Rabatten räknas in i priset. Filens Pris är bruttopriset och Rabatt en procentsats på det; katalogen har inget rabattfält, så importen sparar nettopriset Pris × (1 − Rabatt/100) — för grundpriset och varje staffelsteg — och varnar på raden att rabatten bakats in. Tomt Pris ger en katalograd utan pris.
• Staffeln ersätts som helhet per artikel och leverantör när kolumnen Gränsvärde är mappad — den stafflade filen är en fullständig lista, så en leverantör utan staffelrader i filen får sin staffel rensad. Läser du den vanliga listan (utan Gränsvärde) rörs stegen inte alls. Ett gränsvärde på 1 eller lägre ignoreras med en varning (antal 1 är grundpriset), ett gränsvärde utan pris eller samma gränsvärde två gånger är ett fel.
• Huvudleverantör: när kolumnen Förvald är mappad blir raden med Ja huvudleverantör och en tidigare huvudleverantör avmarkeras; två Ja på samma artikel i filen är ett fel.
• En leverantör som redan finns i artikelns katalog uppdateras (pris, artikelnummer, huvudleverantör och staffel); med Hoppa över rader som redan finns lämnas hela katalograden orörd, staffel inräknad. Se Hoppa över befintliga rader.
• Förhandsgranskningen räknar rader; resultatet räknar katalograder — en artikel-leverantör med tre staffelsteg är fyra rader men en katalogpost.

Förfrågningar (prisförfrågan)

Inköp → Förfrågningar är rutinen för att begära pris från en leverantör innan beställning. Varje förfrågan får ett eget nummer i FO-serien.

Skapa och driva en förfrågan

1. + Ny förfrågan (från listan eller leverantörskortet). Välj leverantör, ev. Önskat leveransdatum (skrivs ut på förfrågans PDF så leverantören ser när vi behöver varorna) och anteckning, och lägg rader med artikel, antal och enhet — á-priset är valfritt och lämnas normalt tomt. Enhetsvalet fungerar som på inköpsorderrader (förifylls med artikelns inköpsenhet, byte räknar om antal/pris) och följer med när förfrågan görs till inköpsorder. Förfrågan får automatiskt leverantörens Leveransvillkor, Betalningsvillkor och Speditör — de visas i huvudet på förfrågningskortet och kan ändras med Ändra (dialogen Ändra villkor och frakt) tills förfrågan är beställd eller avbruten, och skrivs ut på PDF:en när de är satta. Samma dialog innehåller Frakt på vårt konto, som fungerar som på inköpsordern (se nedan) och följer med när förfrågan görs till order.
2. Skicka förfrågan till leverantören: Skicka via e-post under rubriken E-post mejlar förfrågan som PDF-bilaga och sätter status Skickad automatiskt (se Skicka dokument via e-post). Skickas den utanför systemet, klicka i stället Skicka förfrågan i knappraden under raderna.
3. När svaret kommit: klicka Markera besvarad och fyll i priserna på raderna med Ändra (status Besvarad). Rader kan läggas till, ändras och tas bort ända tills förfrågan beställs.
4. Klicka Gör till inköpsorder — en ny inköpsorder skapas med raderna kopierade (rader utan pris får 0), förfrågan får status Beställd och länkas till ordern. Du hamnar direkt på inköpsordern.
5. Avbryt förfrågan kan göras när som helst före beställning (status Avbruten).

Radlistan visar Belopp per rad (antal × á-pris) och summerar längst ned. Så länge någon rad saknar pris heter summan Summa besvarade och räknar bara de prissatta raderna; när alla rader har pris heter den Summa.

Legorader på förfrågan

Precis som en inköpsorderrad (se Lego-rader nedan) kan en förfrågansrad köpa en legooperation i stället för att vara en vanlig artikelrad. I dialogen Lägg till rad väljer fältet Legooperation vad raden gäller: Ingen (vanlig rad), eller en av artikelns lego-operationer — antingen kopplad till en tillverkningsorder (t.ex. TO-1024 · Op 20 · Ytbehandling) eller, saknas en pågående TO, direkt mot beredningens operation för en ren prisförfrågan utan TO-koppling (Op 20 · Ytbehandling (beredning)). Valet fyller i Ställpris från operationen. Ställpriset visas som en egen kolumn i radlistan och redigeras, liksom antal/enhet/á-pris, med radens Ändra — fältet finns bara på lego-rader. Radens belopp räknas som antal × á-pris + ställpris, precis som på inköpsordern.

Under artikelnamnet i radlistan visas en dämpad referensrad som visar vilken operation raden gäller, t.ex. Lego för TO-1024 · Op 20 · Ytbehandling för en rad kopplad till en tillverkningsorder; en TO-lös rad (kopplad direkt mot beredningen) visar en kortare referens utan ordernummer. Samma referens skrivs ut på förfrågans PDF tillsammans med Ställpris: …, samt Nettovikt: … kg när operationens Visa nettovikt på legoinköpet är ikryssad och artikeln har en vikt, och Ytbehandling: … · Färg: … när artikeln har värden i de fälten (se Artiklar).

Gör till inköpsorder för en legorad som är kopplad till en tillverkningsorder tar med operationskopplingen och ställpriset till inköpsorderraden, så att Inleverans avrapporterar operationen som vanligt. En TO-lös legorad (en ren prisförfrågan mot beredningen) blir i stället en helt vanlig inköpsorderrad med ställpriset kvar — ingenting rapporteras mot någon operation vid inleveransen, och ordermejlet har ingen ritningskälla för raden (kryssa i Bifoga ritningar om ritningen ändå ska med). Har flera förfrågningar skickats till olika leverantörer för samma TO-operation (för att jämföra pris) är det bara den ena som ska göras till order — Gör till inköpsorder på båda ger två inköpsorderrader som var för sig avrapporterar operationen vid inleverans, och behovsberäkningen räknar då operationen som beställd två gånger.

När en legorad har fått ett pris visas knappen Uppdatera beredningens legopris — från status Besvarad, och även efter Beställd. Den skriver radens styckpris, ställpris och förfrågans leverantör till artikelns beredningsoperation, efter bekräftelsen "Skriv styckpris, ställpris och leverantör till beredningens operation Op 20?". Uppdateringen sker aldrig automatiskt — det är alltid ett medvetet klick.

Inköpsorder

Inköp → Inköpsorder listar alla ordrar med sök och statusfilter. Filtret Alla ordertyper kan ställas på Legoinköp — ordrar med minst en lego-rad, alltså en rad som köper en operation på en tillverkningsorder — eller Övriga inköp (ordrar utan lego-rad). En order som blandar lego-rader och vanliga rader räknas som legoinköp. Exporten till CSV följer filtret.

Skapa

+ Ny inköpsorder från listan eller leverantörskortet: välj leverantör, ev. Önskat leveransdatum (se Önskat leveransdatum), växelkurs (mot SEK — visas när leverantören fakturerar i annan valuta; valutan snapshotas från leverantören), Er referens (leverantörens referens), Vår referens och anteckning. Ordern får ett IO-nummer och skapas som Utkast.

En konfigurerbar mall i läget Variantartiklar (se Artiklar) går inte att välja på inköpsorder- eller förfrågningsrader — artikelväljaren döljer den; köp i stället en av dess varianter.

Orderkortet inleds med orderhuvudet: ett kort med status, Rev, valuta och orderns uppgifter — Leverantör (klickbar till leverantörskortet), Önskat leveransdatum, Växelkurs, Er referens, Vår referens, Frakt på vårt konto, de tre villkoren och Notering. Knappen Ändra öppnar dialogen Ändra orderhuvud där allt detta redigeras på ett ställe och sparas i ett svep, så länge ordern är i status Utkast, Bekräftad eller Delvis mottagen. Valutan är låst till leverantörens valuta vid skapandet. Er referens och Vår referens skrivs ut på PDF:en när de är satta.

Ordern får automatiskt leverantörens Leveransvillkor, Betalningsvillkor och Speditör (skapas ordern från en förfrågan tas villkoren från förfrågan i stället). De skrivs ut på PDF:en när de är satta.

Önskat leveransdatum

Önskat leveransdatum talar om för leverantören när vi vill ha varorna. Datumet i orderhuvudet gäller hela ordern och skrivs ut på inköpsorderns PDF som Önskat leveransdatum: … under ordernumret. Ska en enskild rad komma ett annat datum sätter du radens eget datum:

• I Lägg till rad finns fältet Önskat leveransdatum (valfritt) — tomt betyder samma som ordern.
• På en befintlig rad redigeras datumet med Ändra (under benämningen); töm fältet så följer raden ordern igen.
• En rad med eget datum visar Önskat leveransdatum … under benämningen på orderkortet, och på PDF:en skrivs datumet ut under raden. Rader som följer orderns datum får ingen egen rad — orderns datum gäller för dem.

Radens datum (annars orderns) är också det datum inleveransen räknas på i artikelöversikten och i färdigdatumsförslaget. Inköpsordrar som behovsberäkningens Skapa ordrar skapar får datumet satt automatiskt: arbetsdagen före varje artikels första otäckta behov, där ordern får det tidigaste och rader med ett senare behov får sitt eget datum.

I orderhuvudet finns även kryssrutan Frakt på vårt konto. Kryssa i den när företaget står för frakten — då skrivs företagets eget kundnummer hos den valda speditören ut bredvid speditören på inköpsorderns PDF ("Vårt kundnr: …"), så leverantören kan boka frakten på rätt konto. Kundnumren läggs upp per speditör under Företagsinformation → Speditörer; finns inget kundnummer för orderns speditör skrivs inget extra ut.

Rader och statusflöde

Under orderhuvudet ligger radlistan, och under den en knapprad med de åtgärder som är möjliga i orderns aktuella status.

• Rader läggs till med Lägg till rad i knappraden — dialogen tar artikel via artikelväljaren, antal, enhet och á-pris. Á-priset förifylls från orderns leverantör i artikelns leverantörskatalog (fliken Inköp på artikelkortet) så snart artikel och antal är valda, med hänsyn till leverantörens staffel: ändras antalet över ett staffelsteg räknas priset om. Ett á-pris du själv skrivit in ligger kvar även om antalet ändras ("manuellt vinner"). Saknar leverantören pris för artikeln, eller har katalograden en annan valuta än ordern, lämnas fältet orört. Samma förifyllning gäller i Ändra på en befintlig rad när antalet ändras. Raderna kan ändras (Ändra — antal, enhet, á-pris och radens Önskat leveransdatum, samt Ställpris på lego-rader, se nedan) och tas bort (Ta bort) så länge ordern är i status Utkast, Bekräftad eller Delvis mottagen. Antalet kan aldrig sättas under det som redan är mottaget, och en rad med mottaget gods kan inte tas bort. Har artikeln en Avrundning (Lager-fliken på artikelkortet) avrundas antalet uppåt till närmaste multipel i grundenheten när raden sparas — skriver du 12 på en artikel med Avrundning 5 blir raden 15; detsamma gäller förfrågningsrader. En konfigurerbar mall — i läget Variantartiklar eller Beställningsvara — visas inte i artikelväljaren på inköpsorder och förfrågan och kan inte köpas in (API:et svarar att artikeln är en mall respektive en beställningsvara). Se Artiklar.
• Enhet på raden: dropdownen Enhet visar artikelns grundenhet och alternativa enheter (se Artiklar) och förifylls med artikelns Inköpsenhet. Byter du enhet räknas ifyllt antal och à-pris om direkt (500 kg ⇄ 100 st vid faktorn 1 st = 5 kg); à-pris-etiketten visar kr/{enhet}. Radantal och pris lagras alltid i grundenheten, men kortet och PDF:en visar raden i den valda enheten. Lagersaldot förs alltid i grundenheten.
• Kolumnen Belopp visar radens värde (antal × á-pris) och tabellen avslutas med Summa i orderns valuta. Beloppet är detsamma oavsett vilken enhet raden visas i. På en lego-rad (se nedan) läggs ställpriset till en gång i radens belopp och summan.
• Lego-rader skapas av behovsberäkningen för lego-operationer och är knutna till en operation på en tillverkningsorder. Raden visar Lego för tillverkningsordernumret, operationen och eventuellt Ställpris under benämningen. Ställpriset (och antal, enhet, á-pris) redigeras med radens Ändra — fältet visas bara på lego-rader, tomt sparas som inget ställpris. På PDF:en skrivs samma TO-referens och ställpris ut under raden, samt Nettovikt (artikelns vikt × antal) när operationens Visa nettovikt på legoinköpet är ikryssad. Vid Skicka via e-post bifogas legoradernas ritningar alltid (artikelns filer eller operationens uppladdade ritning, enligt operationens ritningsval) — kryssrutan Bifoga ritningar styr bara övriga rader. Inleverans av en lego-rad avrapporterar operationen automatiskt, se Inleverans.
• Bekräfta ordern när den är beställd hos leverantören — eller mejla den med Skicka via e-post, vilket bekräftar ordern automatiskt (se Skicka dokument via e-post).
• Vid leverans: klicka Ta emot leverans, ange rad, lagerplats och antal i dialogen och klicka Ta emot — ett inleveranssaldo bokförs i lagret. Delleveranser stöds (status Delvis mottagen tills allt är mottaget). Hela ordern rapporteras smidigast i rutinen Inleverans, som nås direkt med knappen Inleveransrutinen.
• Stäng order när den är färdighanterad; Avbryt order går att göra innan mottagning påbörjats.

Ångra inleverans

Sektionen Inleveranser på inköpsorderkortet listar varje inleverans som gjorts på ordern — med Ta emot leverans eller i rutinen Inleverans — senaste först: Tid, Artikel, Antal (i radens enhet), Lagerplats och vem som tog emot (Av).

Ångra backar exakt den inleveransen, efter en bekräftelse:

• Varorna tas ut ur lager igen från den lagerplats de togs emot på. Finns de inte kvar där (de har förbrukats, flyttats eller levererats) vägras ångra och felmeddelandet visar hur mycket som finns kvar. Blir lagerplatsen tom städas den bort som efter vilket annat uttag som helst.
• Radens mottagna antal minskar och orderstatusen räknas om: Mottagen blir Delvis mottagen, och när inget längre är mottaget blir ordern Bekräftad igen.
• På en lego-rad ångras samtidigt rapporteringen som inleveransen gjorde på tillverkningsordern: operationens antal dras av, materialet läggs tillbaka i lager och färdiga varor från en sista operation tas ut ur lager igen. Allt sker på en gång, eller inte alls. Är tillverkningsordern inte längre öppen (t.ex. Stängd) kan inleveransen inte ångras.

En ångrad inleverans ligger kvar i listan, överstruken och märkt Ångrad med tid och vem som ångrade. Ångra kräver samma behörighet som att ta emot leverans (Inköp) och går bara när ordern är Delvis mottagen eller Mottagen, inte när den är stängd. När allt på en rad är ångrat kan raden tas bort. Ångrade inleveranser räknas inte i artikelns Inleveranslogg, i lagervärderingens senaste inköpspris eller i leveransprecisionen.

Inleveranser som gjordes innan funktionen fanns (oktober 2026) finns också i listan och kan ångras. Undantaget är lego-inleveranser som gjordes innan tillverkningens rapporteringslogg fanns, eller vars avrapportering misslyckades.

Manuell statusändring

Knappen Ändra status manuellt längst till höger i orderkortets knapprad låter dig sätta vilken status som helst, åt vilket håll som helst — även från Avbruten eller Stängd. Välj status i dialogen och klicka Byt status; en bekräftelsedialog visas eftersom ändringen hoppar över orderflödets regler. Statusbytet bokför aldrig lager — inleveranser som redan är bokförda ligger kvar, och inget tas emot av att sätta status Mottagen.

Revision

Ordern har ett revisionsnummer (Rev i orderkortets huvud) som börjar på 1. Varje gång orderns innehåll sparas — ändringar i orderhuvudet (leveransdatum, växelkurs, referenser, anteckning, villkor) och på raderna (lägg till, ändra, ta bort) — ställs frågan "Ska ordern få en ny revision?": OK räknar upp revisionen med 1, Avbryt sparar ändringen utan att revisionen ändras. Hela orderhuvudet sparas i ett svep, så frågan kommer en gång även om du ändrar flera fält samtidigt. Statusändringar, inleveranser och e-postutskick påverkar inte revisionen. Revisionen skrivs ut direkt efter ordernumret på inköpsorderns PDF (t.ex. Inköpsorder IO-1024 / 2), så leverantören ser vilken version av ordern de har; utskriften kan stängas av med inställningen Visa orderns revision på dokument (se System).

Sektionen Historik längst ner på orderkortet visar orderns egna händelser — se Händelselogg.

Inleverans

Inköp → Inleverans är rutinen för att rapportera mottagning av hela inköpsorder på en gång:

1. Välj order i fältet Inköpsorder — sök på ordernummer, leverantör, artikelnummer eller benämning (till nytta när följesedeln bara visar leverantörens artiklar, inte vårt IO-nummer); varje träffrad visar datum, status och antal restrader. Så länge ingen order är vald visas i stället tabellen Mottagbara ordrar under sökfältet — samtliga ordrar i status Bekräftad eller Delvis mottagen, nyast först, klicka på ordernumret för att välja ("Inga ordrar väntar på inleverans." om listan är tom). Från inköpsorderkortet når du rutinen med ordern förvald via knappen Inleveransrutinen.
2. Välj Lagerplats (gäller hela rapporteringen).
3. Radtabellen visar Beställt (totalt antal på raden), Enhet, Mottaget och Rest (beställt minus mottaget, det som återstår att leverera in) per rad — allt i radens enhet — och fältet Ta emot nu är förifyllt med restantalet. Justera antalen — rader som sätts till 0 hoppas över. Antalet räknas om till grundenheten när saldot bokförs.
4. Klicka Rapportera inleverans. Varje rad bokförs som ett inleveranssaldo i lagret och orderstatusen uppdateras (Delvis mottagen tills allt är mottaget, därefter Mottagen). Eventuella fel visas per rad.

Enstaka rader kan fortfarande tas emot direkt på inköpsorderkortet med Ta emot leverans.

Överleverans. Hur mycket mer än beställt som får tas emot på en rad styrs av inställningen Tillåten överleverans på inköpsorder (%) under System → Inställningar: standard är 0 (aldrig mer än beställt), ett tomt fält betyder ingen gräns. Överleveransen tas emot i samma inleverans — skriv in hela det mottagna antalet i Ta emot nu (eller Antal i dialogen). En rad som blivit fullt mottagen visas inte längre i inleveransen, och radens antal kan inte ändras till mindre än det som tagits emot. Går antalet över gränsen avvisas raden med ett felmeddelande som anger den tillåtna procentsatsen.

Lego-rader avrapporterar operationen automatiskt — och bokför inget inleveranssaldo för raden. När en rad som är knuten till en lego-operation (skapad från behovsberäkningen) inlevereras rapporteras det mottagna antalet som Antal OK på tillverkningsorderns operation — material som är kopplat till operationen dras enligt de vanliga reglerna. Till skillnad från vanliga rader bokförs inget inleveranssaldo för raden: en lego-rad köper en operation på artikeln som redan tillverkas, inte gods. Är lego-operationen tillverkningsorderns sista operation läggs det mottagna antalet in i lager som tillverkningsorderns färdiga varor (artikeln själv, inte en inköpsrad), och ordern blir Klar när hela antalet kommit — se Tillverkning. Annars lagerförs det färdiga godset när en senare operation rapporteras eller ordern slutförs. Den inleverans som gör raden fullt mottagen markerar samtidigt operationen som Klar. Bekräftelsen visar hur många legooperationer som avrapporterades. Kan operationen inte avrapporteras (t.ex. för att tillverkningsordern redan är Klar eller Stängd) registreras mottagningen på ordern ändå och en varning visas på raden — rapportera i så fall operationen manuellt från TO-kortet vid behov.

Materialbrist på legorader. Dras det material som hör till lego-operationen och saldot inte räcker styr inställningen Materialbrist vid rapportering (System → Inställningar, se Tillverkning). Med Varning får du frågan "Det saknas ingående delar: … Rapportera ändå?" innan inleveransen bokförs — svarar du nej bokförs ingenting. Med Spärr bokförs inleveransen ändå, men operationen avrapporteras inte och en varning visas på raden; fyll på lagret och rapportera operationen från TO-kortet.

Fakturaunderlag

Inköp → Fakturaunderlag är arbetslistan över inlevererade inköpsorder som väntar på en leverantörsfaktura. Det är vyn du stämmer av inkommande leverantörsfakturor mot: varje rad är en inköpsorder som (helt eller delvis) tagits emot.

Listan visar en rad per inköpsorder med Ordernr (länk till orderkortet), Leverantör, Mottaget (senaste inleveransdatum), Mottaget värde (summan av mottaget antal × à-pris) och Fakturastatus. Som standard visas bara ej fakturerade order; filtret uppe till höger växlar mellan Ej fakturerade, Fakturerade och Alla, och du kan filtrera på leverantör och söka på ordernummer/leverantör.

• Är ordern ännu inte fakturerad visas knappen Skapa faktura, som öppnar dialogen Ny leverantörsfaktura förifylld på ordern — orderns rader hämtas som fakturaunderlag (mottaget antal, IO-matchade), och du fyller bara i leverantörens fakturanummer och kontrollerar beloppen (se Leverantörsfakturor nedan).
• Är ordern redan fakturerad visas Fakturerad med en länk till leverantörsfakturan. En avbruten faktura räknas inte som fakturerad — ordern ligger då kvar i arbetslistan.

Leverantörsfakturor

Inköp → Leverantörsfakturor är leverantörsreskontran — registret över mottagna leverantörsfakturor. Varje faktura får ett eget internt registreringsnummer i LF-serien, utöver leverantörens eget fakturanummer. Samma fakturanummer kan återanvändas för olika leverantörer, men inte två gånger för samma leverantör.

Skapa en faktura

+ Ny leverantörsfaktura. I huvudet anges Leverantör, Leverantörens fakturanummer, Fakturadatum, Förfallodatum, Nettobelopp, Momsbelopp, Bruttobelopp och Notering. Beloppen i huvudet matas in från pappersfakturan och är det som gäller — så att frakt och öresavrundning alltid stämmer.

Rader kan läggas till med Beskrivning, Artikel (valfri — frakt- och avgiftsrader saknar artikel), Antal, À-pris och Moms % — en lista med 25 %, 12 %, 6 %, 0 % eller "— Ingen —" (samma satser som på kundfakturan; radens momssats används bara för konteringsregeluppslaget, det är huvudets Momsbelopp som bokförs). Radens belopp räknas ut automatiskt (Antal × À-pris). Rader kan också läggas till i efterhand på fakturakortet så länge fakturan är i Utkast.

Hämta underlag från inköpsorder. När leverantören är vald visas Hämta underlag från inköpsorder med en lista över leverantörens inlevererade order (status Delvis mottagen, Mottagen eller Stängd). Välj en order, välj Mottaget antal (bara inlevererade rader, med mottaget antal) eller Beställt antal (alla rader, med beställt antal) och klicka Hämta orderrader. Raderna fylls i som en förhandsgranskning där enskilda rader kan tas bort innan du sparar, à-priset tas från orderraden, och varje rad blir automatiskt IO-matchad (se nedan). Är Nettobelopp och Bruttobelopp tomma fylls de i från radsumman — redan ifyllda belopp och momsen rörs inte. Har leverantören inga inlevererade order visas i stället en upplysning, och du kan mata in raderna för hand som vanligt.

Underlag — leverantörens faktura

Leverantörens egen faktura sparas som underlag på leverantörsfakturan, så att verifikationen och dess underlag finns på samma ställe. I + Ny leverantörsfaktura finns fältet Underlag — leverantörens faktura (PDF/bild): välj en eller flera filer (PDF, JPEG eller PNG, max 20 MB per fil) så laddas de upp när fakturan skapas. På fakturakortet finns avsnittet Underlag med filerna — klicka på filnamnet för att öppna fakturan — och ett filval för att ladda upp fler, t.ex. en sida som kom senare.

Underlaget är räkenskapsinformation och ska enligt bokföringslagen sparas i sju år. Därför gäller:

• Så länge fakturan är Utkast kan en fil tas bort med Ta bort (om fel fil valdes).
• Efter Attestera — och på en avbruten faktura — kan underlag bara läggas till, aldrig tas bort.
• Varje uppladdning och borttagning loggas i fakturans Historik (Underlag uppladdat/Underlag borttaget), och för varje fil sparas en kontrollsumma (SHA-256, visas när du håller muspekaren över filnamnet) som visar att filen är oförändrad sedan uppladdningen.

Underlagen lagras i databasen och följer därmed med i varje säkerhetskopia (se Säkerhetskopiering).

IO-matchning

En fakturarad kan kopplas till en rad på en inköpsorder. Leverantören och artikeln måste vara desamma, annars nekas kopplingen. Systemet visar då pris- och antalsavvikelse mot ordern/mottaget. Matchningen påverkar inte lagersaldot — lagret bokfördes redan vid inleveransen.

Betalningsreferens

Betalningsreferens är antingen OCR (från leverantörens inbetalningskort, kontrolleras med kontrollsiffra) eller Meddelande. Referensen kan ändras i utkast och på attesterade fakturor, men inte medan fakturan ingår i en betalfil (Ingår i betalfil BO-7). Utan referens skickas "Faktura {fakturanummer}". Till ett bankkonto får meddelandet vara högst 12 tecken, så där skickas bara fakturanumret.

Statusflöde

Statusflödet är Utkast → Godkänd → Betald:

• Godkänn flyttar Utkast → Godkänd. Samtidigt bokförs fakturan automatiskt, se Bokföring av leverantörsfakturan nedan.
• Betald sätts automatiskt — det finns ingen knapp för det. Så snart en registrerad betalning stänger fakturans öppna post helt (se Leverantörsreskontra nedan) blir statusen Betald av sig själv, och en makulerad betalning som gjorde detta öppnar fakturan igen till Godkänd.
• Avbryt går från Utkast eller Godkänd → Avbruten. Avbryts en Godkänd faktura bokförs samtidigt en omföring av attestens verifikat. En Godkänd faktura med registrerade betalningar kan inte avbrytas — makulera betalningarna först.

Avbruten är ett slutläge. Betald kan gå tillbaka till Godkänd (se ovan), men aldrig längre än så — det finns ingen väg tillbaka till Utkast. Huvud och rader kan bara ändras i läget Utkast.

De fakturor som rör en viss artikel syns även i sektionen Leverantörsfakturor på artikelkortets Inköp-flik (se Artiklar).

Sektionen Historik längst ner på fakturakortet visar fakturans egna händelser — se Händelselogg.

Bokföring av leverantörsfakturan

Godkänn bokför fakturan automatiskt — du behöver aldrig knappa in något verifikat för hand. Verifikatet hamnar i serien L (Leverantörsfakturor) och får beskrivningen Leverantörsfaktura LF-… (leverantörens fakturanummer) — leverantörens namn. Attesten och verifikatet sker i ett och samma steg: antingen blir båda av, eller ingetdera.

Fakturadatum styr bokföringsperioden. Verifikatet dateras med fakturans Fakturadatum, inte med dagens datum — det är alltså fakturadatumets period som måste vara öppen. Är perioden låst: ändra Fakturadatum på utkastet (huvudet är redigerbart i Utkast) eller lås upp perioden under Ekonomi → Räkenskapsår.

Konteringen utgår från huvudets belopp, som du matat in från pappersfakturan:

• Leverantörsskuld krediteras med Bruttobelopp (standardkonto 2440 Leverantörsskulder).
• Ingående moms debiteras med Momsbelopp (standardkonto 2640 Ingående moms).
• Kostnaden debiteras rad för rad. Har radens artikel en artikelgrupp med en konteringsregel styr regeln kostnadskontot; annars används standardkontot 4010 Inköp material och varor. Rader utan artikel (frakt, avgifter) hamnar alltid på standardkontot.
• Skillnaden mellan Nettobelopp och radernas summa — frakt och öresavrundning som inte ligger på egna rader — bokförs som en sista kostnadsrad på standardkontot. Har fakturan inga rader alls hamnar hela nettobeloppet där.

På fakturakortet visas Verifikat L-… med en länk till verifikatet (t.ex. L-2026-12: serie, räkenskapsår och löpnummer). Numret är en länk för den som har behörighet till Ekonomi (administratörer och användare vars behörighetsgrupp ger Ekonomi, se Behörighetsgrupper); för andra visas det som text. Det är attesten som ger fakturan sitt L-verifikat — betalningen bokförs separat, i sin egen serie U, när den registreras i Leverantörsreskontra nedan.

Avbryt på en Godkänd faktura bokför en omföring av attestens verifikat — samma konton och belopp, men debet och kredit ombytta, daterad i dag och med beskrivningen Makulering LF-… (leverantörens fakturanummer) — leverantörens namn. Verifikat raderas aldrig, de rättas. Har verifikatet redan förts om för hand under Ekonomi → Verifikat (Omför) och den omföringen är bokförd sker ingen ny omföring — makuleringen går igenom ändå. Ligger den manuella omföringen kvar som Utkast stoppas däremot makuleringen: ett utkast är ingen rättelse i bokföringen (det går fortfarande att ta bort), så fakturan förblir Godkänd tills utkastet bokförs eller tas bort. Fakturor som godkändes innan automatkonteringen fanns saknar verifikat och makuleras rakt av.

Om bokföringen inte går att genomföra stoppas åtgärden. Fakturan behåller då sin status (Utkast vid Godkänn, Godkänd vid Avbryt) och inget nummer bränns i verifikatserien — nästa verifikat fortsätter obrutet. Det händer i dessa fall:

• Bokföringsperioden är låst — för fakturadatumet vid Godkänn, för dagens datum vid Avbryt. Lås upp perioden under Ekonomi → Räkenskapsår (Lås upp period, motivering krävs) och försök igen.
• Inget räkenskapsår täcker datumet. Lägg upp räkenskapsåret under Ekonomi → Räkenskapsår först — perioderna skapas automatiskt.
• Ett konto som konteringen behöver saknas eller är inaktivt i kontoplanen. Lägg upp eller aktivera kontot under Ekonomi → Kontoplan (Förifyll BAS-urval lägger in hela standardurvalet på en gång).
• Huvudets belopp går inte ihop. Nettobelopp + Momsbelopp måste vara exakt Bruttobelopp.
• Fakturan är i annan valuta än SEK. Automatkonteringen räknar inte om valuta — registrera fakturan i SEK.
• Fakturans bruttobelopp är noll. Det finns ingenting att bokföra.

Leverantörsreskontra

Leverantörsreskontran håller reda på vilka leverantörsfakturor som fortfarande har ett öppet belopp och registrerar de betalningar (utbetalningar) som stänger dem.

Öppna poster

Inköp → Öppna poster listar varje godkänd leverantörsfaktura som fortfarande har ett öppet belopp: Faktura (registreringsnumret i LF-serien, med leverantörens eget fakturanummer under), Leverantör, Förfallodatum (rött och märkt "förfallen" när datumet har passerat), Belopp och Öppet belopp. Filtrera på leverantör eller kryssa i Endast förfallna; sökfältet matchar registreringsnummer, fakturanummer och leverantörsnamn. Klicka på fakturanumret för att öppna fakturakortet. Kolumnen Betalfil visar vilken betalfil fakturan ingår i, och kryssrutorna används för att skapa en betalfil.

Förfallodatumet räknas fram ur leverantörens betalningsvillkor när fältet lämnas tomt när fakturan registreras (se Skapa en faktura ovan) — anges det för hand vinner det alltid, och ändras aldrig i efterhand av sig själv.

Registrera betalning

Inköp → Betalningar listar alla registrerade betalningar (UTB-nummer, datum, leverantör, belopp, konto, verifikat och status). Knappen + Registrera betalning öppnar registreringsformuläret:

1. Välj Leverantör — leverantörens öppna poster hämtas in i en tabell nedanför. Till skillnad från kundreskontran finns ingen OCR-sökning här: leverantörsfakturor matchas alltid manuellt mot posterna.

2. Kryssa i de fakturor betalningen gäller. Varje ikryssad rad visar leverantörens Fakturanr, Öppet belopp och ett redigerbart Belopp, förifyllt med öppet belopp. Fältet till höger om beloppet visar direkt vad som händer:

   • Stänger posten — beloppet matchar öppet belopp exakt.
   • Stänger posten · avskrivning X,XX kr — beloppet ligger inom toleransen (se nedan) men matchar inte exakt; mellanskillnaden bokförs som öres-/kronutjämning och posten stängs ändå.
   • Delbetalning · rest X,XX kr — beloppet ligger utanför toleransen; posten förblir öppen med resten kvar.
   • Beloppet överstiger öppet belopp — beloppet är för högt även med toleransen inräknad; posten kan inte stängas med det beloppet.

   En leverantörs kreditfaktura har ett negativt öppet belopp — beloppet på dess rad anges också negativt.

3. Hur mycket en betalning får missa öppet belopp med och ändå räknas som fullt betald ställs in under Ekonomi → Konteringsregler som Betalningstolerans (kr) — samma inställning som styr kundreskontrans betalningar.

4. Fyll i Betalkonto (förvalt till kontot under Ekonomi → Konteringsregler → Bank/betalkonto, samma standardvärde som kundreskontran), Betalningsdatum (dagens datum förvalt) och en valfri Notering. Summa räknas fram automatiskt som summan av de ikryssade radernas belopp — det är detta belopp som bokförs mot betalkontot.

5. Klicka Registrera betalning.

Kvittning av kreditfaktura: kryssar du i poster vars belopp tar ut varandra helt inom samma betalning — till exempel en leverantörskreditfakturas negativa belopp mot en vanlig fakturas positiva, utan att någon av raderna hamnar inom toleransen och får en avskrivning — blir betalningens Summa 0 och inget verifikat bokförs, eftersom inga pengar har rört sig i banken. Det är en ren kvittning mellan leverantörens egna poster, och listan visar — i kolumnen Verifikat för en sådan betalning.

Har fakturan betalningar visas de i en egen sektion Betalningar på fakturakortet, under raderna: Datum, Betalning (länk till betalningens UTB-nummer, en makulerad betalning märks · Makulerad efter numret), Belopp, Avskrivning och Verifikat (länk för den som har behörighet till Ekonomi, annars bara text — en ren kvittning visar – (kvittning) i stället). Så länge fakturan är Godkänd med ett öppet belopp skilt från 0 visar kortet knappen Registrera betalning, som tar dig till Betalningar med fakturan förvald.

Makulera betalning

På betalningens detaljsida (klicka på UTB-numret i listan) finns knappen Makulera under Åtgärder, synlig så länge betalningen inte redan är makulerad. En bekräftelsedialog visas eftersom åtgärden bokför en omföring av betalningens verifikat (om den bokförde något) och öppnar de fakturor betalningen stängde igen — de får tillbaka exakt det öppna belopp de hade innan betalningen, och statusen går tillbaka till Godkänd. En kvittning utan eget verifikat kan makuleras precis som en betalning med bankbelopp; det finns då inget att omföra, bara fakturorna som öppnas igen. En redan makulerad betalning visar statusen Makulerad och kan inte makuleras igen.

Betalfiler

En betalfil är en betalningsomgång som Nav skriver som en pain.001-fil. Filen laddas upp i internetbankens filöverföring och attesteras där. Ingenting bokförs när filen skapas, eftersom banken kan avvisa betalningar. Utbetalningarna bokförs först när banken har bekräftat dem.

Förutsättningar: System → Bank är ifyllt (administratör), leverantören har ett Betalningssätt och fakturan är attesterad.

Skapa betalfil

Under Öppna poster kryssar du i fakturorna och klickar Skapa betalfil. Kryssrutan är avstängd för kreditfakturor (Kreditfakturor kvittas under Betalningar), för leverantörer utan betalningsuppgifter och för fakturor som redan ingår i en betalfil. Omgången får ett nummer i serien BO- och en post per faktura, med beloppet som är öppet och betalningsdagen satt till förfallodagen (eller idag om fakturan redan har förfallit). En faktura i en levande omgång är reserverad: den kan inte registreras manuellt under Betalningar, inte makuleras och inte få ny betalningsreferens förrän omgången är klar.

I utkastet kan du Ändra belopp (högst det öppna beloppet, för en delbetalning) och betalningsdag, Ta bort poster, Lägg till fakturor och Makulera omgång. Varningar som Mottagarens namn skickas som "Svets och Montage i Ljusdal AB" visar hur banken kommer att se texten (bankernas teckenmängd saknar t.ex. &).

Exportera och ladda upp

Exportera betalfil kontrollerar filen mot bankens regler, arkiverar den (med kontrollsumma, som räkenskapsinformation) och laddar ner den. Betalningsdagar som har passerat flyttas till idag. Ladda upp filen i internetbanken. Filen kan laddas ner igen med Ladda ner fil, men den skapas aldrig om. Om banken avvisar hela filen: Makulera omgång och skapa en ny.

Prova den första filen i bankens testverktyg (Swedbank Validex, SEB Test Bench).

Bekräfta betalningar

Banken bekräftar betalningarna i en debiteringsavi (camt.054). Under Inköp → Bankfiler väljer du Läs in bankfil. Filens sida visar vilket Konto avin gäller och varnar om det inte är något av företagets konton under Företagsinformation (IBAN, bankgiro eller plusgiro). Poster som hör till en betalfil visas som Matchad, och Bokför valda registrerar dem som utbetalningar (serie U) på bankens bokföringsdag. Saknas avin används Bekräfta utförd på betalfilen: välj Betalningsdag och kryssa i de betalningar som banken har genomfört. Förvalda är de poster vars betalningsdag har kommit (alla väntande om ingen har det), och en varning visas om datumet ligger före betalningsdagen i filen för någon vald post. Poster du bockar ur väntar kvar på banken. Omgången är Exporterad · 2 av 3 bekräftade tills varje post är bekräftad, avvisad eller återförd. Då blir den Bekräftad.

Lägen i bankfilen: Beloppet avviker (bankens belopp skiljer sig från betalfilens — kontrollera i internetbanken och bekräfta manuellt; gäller det en retur bokförs ingenting automatiskt, utan du makulerar utbetalningen för hand under Betalningar om det behövs), Redan bekräftad (omgångsposten är redan bekräftad för hand — raden visar utbetalningens UTB-nummer, och du markerar bankfilsposten med Hanterad utanför Nav så att den räknas som hanterad), Okänd (t.ex. kortköp) och Hanterad utanför Nav. Ångra tar tillbaka markeringen.

Läser du in en fil som redan är inläst visas Filen är redan inläst med länk till den befintliga filen, och poster som fanns i en tidigare fil hoppas över med besked om vilken fil de kom från. Misslyckas en enskild post (t.ex. för att bokföringsperioden är låst) visas orsaken per post, och övriga bokförs ändå.

Avvisade och returnerade betalningar

Markera som avvisad används när internetbanken visar att en betalning inte gick iväg. Fakturan blir fri igen och kan läggas i en ny betalfil. Returnerar banken en utförd betalning (t.ex. AC01 fel kontonummer) visas den som Retur i nästa bankfil. Bokför valda makulerar utbetalningen med en omföring på returdagen, och fakturan blir en öppen post igen (Återförd). Att makulera en utbetalning från en betalfil för hand under Betalningar ger samma resultat.

Skicka dokument via e-post

Förfrågnings- och inköpsorderkorten har en sektion E-post längst ner (kräver att SMTP är konfigurerat under System → Inställningar):

• Skicka via e-post öppnar en dialog med Mottagare (förifylld med leverantörens huvudkontakts e-post; saknas den används en eventuell e-postadress från leverantörsimporten eller en äldre registrering), Ämne och Meddelande — alla redigerbara. Dokumentet bifogas som PDF med företagsuppgifter och logotyp från Företagsinformation.
• Har någon av orderns artiklar uppladdade ritningar visas kryssrutan Bifoga ritningar (N filer), ikryssad från början — bocka ur den för att bara skicka dokumentet. Ritningarna bifogas som egna filer med sina originalnamn (se fliken Filer i Artiklar). Legorader — på både inköpsorder och förfrågan — bifogar sina ritningar alltid, oavsett kryssrutan: artikelns filer eller operationens egen uppladdade ritning, enligt operationens val Använd artikelns ritningar (se Legorader på förfrågan ovan). Kryssrutan Bifoga ritningar styr bara de övriga raderna.
• Statuskoppling: en förfrågan i Utkast blir Skickad, en inköpsorder i Utkast blir Bekräftad — men bara om utskicket lyckas. Från senare statusar skickas mejlet om utan att statusen ändras. Beställda/avbrutna förfrågningar samt stängda/avbrutna ordrar kan inte mejlas.
• Ladda ner PDF hämtar samma dokument utan att skicka något.
• Kortets utskickshistorik visas under knapparna; hela loggen finns i System → E-postlogg, där misslyckade utskick kan skickas om.