Ekonomi

Ekonomimodulen är grundbokföringen: kontoplan, räkenskapsår med löpande perioder, manuella verifikat som bokförs till ett löpnummer, och den härledda huvudboken som visar ett valt kontos rörelser och saldon. Utöver de manuella verifikaten bokför automatkonteringen kund- och leverantörsfakturor åt dig, se Automatkontering och Konteringsregler nedan, och momsrapporten sammanställer momsdeklarationens rutor per period, se Momsrapport. Ovanpå grundbokföringen finns även de härledda ekonomirapporterna balansräkning och resultaträkning, se Balansräkning och Resultaträkning. Hela Ekonomi-sektionen kräver rättigheten Ekonomi i användarens behörighetsgrupp (administratörer har den alltid) — varken menyn eller sidorna visas för andra, se Behörighetsgrupper.

Menyvalet Ekonomi öppnar modulens sida, där ekonomifunktionerna ligger grupperade i ett rutnät: Bokföring (Verifikat, Huvudbok, Anläggningsregister, Bokslut), Rapporter (Balansräkning, Resultaträkning, Momsrapport) och Grunddata (Kontoplan, Räkenskapsår, Konteringsregler, Anläggningsgrupper, SIE-filer). Hela modulen kräver rättigheten Ekonomi.

Kontoplan

Ekonomi → Kontoplan listar företagets konton med sök på kontonummer eller namn, och filtret Endast aktiva/Visa alla (inkl. inaktiva). Varje konto har ett fyrsiffrigt Nummer och ett Namn — till skillnad från de flesta andra register i systemet är namnet inte unikt (BAS-kontoplanen återanvänder samma namn på flera konton), så det är bara numret som måste vara unikt.

Klicka + Nytt konto för att lägga upp ett konto manuellt, eller på en rad i listan för att öppna den till redigering. Kontonumret går inte att ändra i efterhand — fältet är låst på redigeringsvyn — men namnet kan ändras, och kontot kan sättas Aktiv/Inaktiv när det inte längre ska gå att bokföra mot. Ett inaktivt konto avvisas om det används på en ny verifikatrad eller vid bokföring.

Varje konto har också en Momsruta — rutan i momsdeklarationen som kontots rörelser redovisas i (se Momsrapport). Välj en ruta, Ingen ruta för konton som medvetet inte ska redovisas (t.ex. påminnelseavgifter och öres- och kronutjämning), eller Ej angiven. Ett nytt konto får Förval enligt BAS: konton ur BAS-urvalet får sin standardruta, övriga blir Ej angiven. Samma förval gäller konton som skapas av SIE-importen. Kolumnen Momsruta syns i listan (ett konto utanför kontoklass 3 och 26xx utan ruta visas med ett streck) och i CSV-exporten.

Knappen Förifyll BAS-urval lägger in ett standardurval ur den svenska BAS-kontoplanen i ett enda klick. Den är säker att klicka flera gånger — konton som redan finns (t.ex. ett omdöpt konto 1930) lämnas orörda, och notisen efteråt visar vad som hände: "X skapade, Y fanns redan" när något nytt lades till, eller "Alla poster fanns redan" om urvalet redan var på plats.

Räkenskapsår och perioder

Ekonomi → Räkenskapsår listar företagets räkenskapsår, nyast först. + Nytt räkenskapsår öppnar en dialog med Namn, Startdatum och Slutdatum — datumfälten är förifyllda med nästa kalenderår, men brutna räkenskapsår (som inte följer kalenderåret) går lika bra. Räkenskapsåret får inte överlappa ett befintligt år och kan inte läggas upp före ett stängt räkenskapsår. Så fort året skapas genererar systemet automatiskt en period per kalendermånad inom intervallet — det finns inget separat steg för att lägga upp perioder.

Klicka Visa perioder på ett räkenskapsår för att expandera periodtabellen: Månad och Status (Öppen eller Låst), med en åtgärdsknapp per rad.

• Lås period fryser perioden. Ett bekräftelsemeddelande beskriver konsekvensen innan låsningen genomförs: bokföring på datum i den låsta perioden blockeras, men utkast går fortfarande att skapa och redigera — låsningen stoppar bara steget där ett utkast bokförs (Bokför), inte själva utkastarbetet.
• Lås upp period öppnar en dialog med ett obligatoriskt fält, Motivering (minst 5 tecken). Upplåsning är tillåten så länge räkenskapsåret inte är stängt i bokslutet, men lämnas aldrig spårlös: motiveringen sparas tillsammans med vem som gjorde det i systemets granskningslogg, så det alltid går att se i efterhand varför en stängd månad öppnades igen.

Ett stängt räkenskapsår visas med Stängt, och i stället för Lås upp period står Året är stängt — perioderna öppnas bara genom att året öppnas igen under Bokslut. Länken Bokslut på varje räkenskapsår leder till årets bokslutsguide.

Verifikat

Ekonomi → Verifikat listar företagets verifikat, med filter på räkenskapsår, serie och status (Utkast/Bokförd) samt fritextsökning på beskrivning. + Nytt verifikat öppnar en dialog med Serie, Datum och Beskrivning — verifikatet skapas som ett utkast (visas som Utkast tills det bokförs) och du kommer direkt till verifikatkortet för att lägga till rader.

Utkast

Ett utkasts huvud (Serie, Datum, Beskrivning) är redigerbart tills det bokförs — ändra fälten och klicka Spara verifikat. Varje rad har ett Konto (endast aktiva konton, visade som t.ex. "1930 · Företagskonto"), en valfri Beskrivning och beloppen Debet/Kredit: fyller du i det ena nollställs det andra automatiskt, eftersom en rad aldrig får bokföras med belopp i båda samtidigt. Rader läggs till, ändras och tas bort löpande via Lägg till rad/Ändra/Ta bort på radtabellen.

Under raderna visar en balansindikator löpande summeringar — ∑ Debet, ∑ Kredit och Differens — där differensen visas i rött så länge den inte är noll.

• Bokför är inaktiv tills verifikatet har minst två rader och differensen är 0. Ett bekräftelsemeddelande — "Verifikatet får nummer och låses. Fortsätt?" — visas innan bokföringen genomförs. Verifikatet får då sitt löpnummer (t.ex. A-2026-17: serie, räkenskapsår och löpnummer), blir Bokfört och raderna blir skrivskyddade.
• Ta bort raderar utkastet permanent efter bekräftelse ("Ta bort verifikatet permanent?"). Bara utkast kan tas bort — ett bokfört verifikat är append-only och kan bara rättas genom en omföring.

Bokfört

Ett bokfört verifikat visar sitt nummer, när och (om det går att slå upp) av vem det bokfördes, och raderna skrivskyddade.

• Omför skapar ett nytt utkast som speglar verifikatet med debet och kredit omvända rad för rad — samma konton och belopp, så källan och omföringen alltid nettar till noll tillsammans. Det nya utkastet bokförs inte automatiskt; du kommer direkt till det nya utkastet och bokför det separat via Bokför ovan, precis som vilket annat utkast som helst. En omföring visar "Omföring av" med en länk till källverifikatet på sitt eget kort, och källverifikatet visar i sin tur "Omförd genom" med en länk tillbaka (till Utkast om omföringen själv inte är bokförd än). Ett verifikat kan bara omföras en gång — så fort en omföring finns döljs Omför-knappen på källan. Verifikat som bokslutsguiden har bokfört (serie BS) kan inte omföras här — kortet visar i stället en länk Bokslut 2024: Lagerförändring (eller motsvarande steg), och steget görs om i guiden.

Underlag på verifikat

Under raderna på verifikatkortet finns avsnittet Underlag för verifikatets underlag — kvitto, kontoutdrag, avtal eller liknande — som PDF eller inskannad bild (JPEG/PNG, max 20 MB per fil). Välj en eller flera filer så laddas de upp; klicka på filnamnet för att öppna en fil. Underlaget är räkenskapsinformation och sparas i sju år:

• På ett utkast kan en fil tas bort med Ta bort (om fel fil valdes). Tas utkastet bort försvinner dess underlag med det.
• På ett bokfört verifikat kan underlag bara läggas till (t.ex. ett kvitto som kom senare), aldrig tas bort.
• Varje uppladdning och borttagning loggas i händelseloggen, och för varje fil sparas en kontrollsumma (SHA-256, syns när du håller muspekaren över filnamnet).

Bokförda verifikat, deras rader och underlag är dessutom skyddade i själva databasen: ändringar och borttagningar avvisas där även om de inte kommer från appen — t.ex. från ett skript eller en direkt databasanslutning. Rättelser görs alltid med en omföring. Samma skydd gäller leverantörsfakturornas underlag efter attest och kundfakturornas arkiverade PDF:er.

Verifikat som skapas av automatkonteringen har sitt underlag på källdokumentet: leverantörsfakturans Underlag (se Inköp) respektive kundfakturans arkiverade PDF (se Försäljning).

Skriv ut verifikatlista

Knappen Skriv ut lista (PDF) överst på verifikatlistan — och Ladda ner CSV bredvid, för samma urval i Excel-vänligt format — skriver ut exakt det urval som råkar vara satt på sidan just då — räkenskapsår, serie, status och fritextsökningen — så en filtrering på Bokförd innan utskrift ger en ren grundbok utan utkast. Under varje verifikat listas dess konteringsrader med konto, text, debet och kredit, följt av en summerad debet-/kreditsumma för verifikatet. Utkast tas med om filtret tillåter det och skrivs då ut med numret Utkast i stället för ett löpnummer. Långa texter radbryts inom sina kolumner, och blir utskriften längre än en sida numreras varje sida med Sida X av Y nere till höger — samma sidnumrering finns på systemets övriga interna utskrifter (huvudbok, balans- och resultaträkning, plocklista, räknelista, TO-utskrift och löneunderlag).

Utskriften skriver ingenting till databasen — den kan tas fram hur många gånger som helst, oavsett om perioden är låst eller ej.

Huvudbok

Ekonomi → Huvudbok visar ett valt kontos alla bokförda rader inom ett datumintervall, med ingående och utgående saldo. Välj Konto i listan (t.ex. "1930 · Företagskonto") och ange Från- och Till-datum — fälten är förifyllda med det senaste räkenskapsårets start- och slutdatum (innevarande kalenderår om inget räkenskapsår är upplagt än). Huvudboken hämtas om automatiskt så fort kontot eller intervallet ändras — det finns ingen separat sökknapp.

Radtabellen inleds med raden Ingående saldo — kontots saldo före Från-datumet; för ett resultatkonto (kontoklass 3–8) räknas det bara från början av det räkenskapsår Från-datumet ligger i, eftersom resultatkontona börjar om på 0 varje år (ligger datumet utanför alla räkenskapsår räknas hela historiken) — följt av varje bokförd rad på kontot i datumordning: Datum, Verifikat (en länk till verifikatkortet), Text, Debet, Kredit och det löpande Saldot efter raden. Tabellen avslutas med raden Utgående saldo. Bara bokförda verifikat räknas med — ett utkast syns aldrig i huvudboken. Ingående saldo och Utgående saldo visas alltid, även när kontot saknar rader i det valda intervallet: ett konto med ett ingående saldo men ingen rörelse är inte ett tomt konto. Först när kontot varken har rader eller något saldo visas texten "Inga bokförda rader på kontot i intervallet."

Alla konton

Fältet Visa växlar huvudboken mellan Ett konto (beskrivet ovan) och Kontointervall, som visar flera konton i samma körning. I intervalläget ersätts kontovalet av Konto från och Konto till — fyrsiffriga kontonummer, tomma fält betyder "alla konton" — och kryssrutan Endast konton med rörelse eller saldo, som döljer konton som varken har bokförda rader i perioden eller ett ingående saldo (ikryssad som standard). Ett balanskonto (kontoklass 1–2) med saldo men utan rörelse, t.ex. lagerkontot mellan två bokslut, visas alltså alltid. Resultatkonton (kontoklass 3–8) visas däremot bara när de har rörelse i intervallet — de för inget saldo vidare mellan åren. Precis som Ett konto-läget hämtas resultatet om automatiskt så fort ett fält ändras.

Resultatet visas som ett block per konto, i kontonummerordning, med samma tabellrader som enkontosläget: Ingående saldo, de bokförda raderna och Utgående saldo. Ingående och utgående saldo visas alltid, även för konton utan en enda rad i perioden. Ett inaktivt konto med bokförd historik går att välja i Ett konto-läget, märkt "(inaktivt)" i listan.

Ladda ner PDF och Ladda ner CSV finns i båda lägena och laddar ner exakt det som visas på skärmen (CSV i Excel-vänligt format, se Rapporter).

Balansräkning

Ekonomi → Balansräkning visar företagets tillgångar, eget kapital och skulder vid ett givet datum. Administratörsbehörighet krävs.

Sidan har ett enda styrfält, datumfältet Per datum — förifyllt med slutdatumet för det senaste räkenskapsåret. Rapporten hämtas om automatiskt så fort datumet ändras, det finns ingen sökknapp. Räkenskapsåret som datumet faller inom härleds och visas som "Räkenskapsår 2026" ovanför tabellen.

Tabellen har kolumnerna Konto, Benämning och Belopp. En kontorad länkar till huvudboken med kontot och räkenskapsårets start–Per datum förifyllt som intervall.

Raderna grupperas i två huvudrubriker:

• TILLGÅNGAR — grupperna Anläggningstillgångar och Omsättningstillgångar.
• EGET KAPITAL OCH SKULDER — grupperna Eget kapital, Obeskattade reserver, Avsättningar, Långfristiga skulder och Kortfristiga skulder.

Varje grupp listar sina konton och avslutas med en "Summa …"-rad.

Tecken: tillgångssidan visas debetpositiv — ackumulerade avskrivningar drar alltså ner sin anläggningsgrupp till det bokförda restvärdet — medan eget kapital och skulder visas kreditpositiva, så att t.ex. aktiekapital och leverantörsskulder redovisas som positiva belopp.

Under Eget kapital finns två rader som inte är konton utan beräknade av rapporten: Årets resultat och Balanserat resultat (ej bokslutsfört). Rapporten räknar ut resultatet direkt ur kontoklass 3–8 och lägger det som eget kapital, så att balansräkningen går ihop även innan året är bokslutat. När bokslutets resultatöverföring är bokförd (se Resultatöverföring) nettar kontoklass 3–8 till noll för året: Årets resultat blir 0,00 och resultatet visas i stället på konto 2099 under Fritt eget kapital. Balanserat resultat (ej bokslutsfört) är 0,00 så länge alla tidigare år är stängda.

Raden Ej klassificerade konton visas bara om något bokförts utanför kontoklass 1–8. En röd rad, Differens, visas bara om rapporten mot förmodan inte skulle balansera — det kan bara betyda att ett verifikat i sig är obalanserat.

Bara bokförda verifikat räknas med, ett utkast syns aldrig. Rapporten skriver ingenting — den kan köras hur många gånger som helst, även på ett datum i en låst period. Ladda ner PDF och Ladda ner CSV laddar ner rapporten.

Resultaträkning

Ekonomi → Resultaträkning visar rörelsens intäkter och kostnader för en period. Fälten Från och Till är förifyllda med det senaste räkenskapsårets start- och slutdatum, och rapporten hämtas om automatiskt så fort något av dem ändras.

Raderna kommer i fast ordning med fem delsummerader: Rörelseresultat, Resultat efter finansiella poster, Resultat före skatt, Årets resultat och Beräknat resultat. Varje delsumma är en löpande summering av alla rader ovanför den, inte bara raderna sedan föregående delsumma.

Rapporten är kreditpositiv: intäkter visas som positiva belopp, kostnader som negativa, så den sista raden går att läsa direkt som resultatet. Sista raden (Beräknat resultat) är alltid samma belopp som balansräkningens Årets resultat för samma period.

När året är stängt i bokslutet (se Resultatöverföring) visas överföringen på raden Årets resultat (bokfört) (konto 8999). Årets resultat visar då fortfarande årets resultat, medan Beräknat resultat blir 0,00 — resultatet ligger nu på konto 2099 under eget kapital.

Till skillnad från balansräkningen är resultaträkningen strikt periodavgränsad — intäkter och kostnader från tidigare år läcker aldrig in, även om de bokförts på samma konton.

Bara bokförda verifikat räknas med. Rapporten skriver ingenting och kan köras om obegränsat, även på låsta perioder. Ladda ner PDF och Ladda ner CSV laddar ner rapporten.

Momsrapport

Ekonomi → Momsrapport sammanställer momsdeklarationens rutor för en vald redovisningsperiod, direkt ur de bokförda verifikaten. Välj Räkenskapsår och Period — en enskild månad (t.ex. Januari 2026) eller ett helt kalenderkvartal (t.ex. Kvartal 1 2026 (jan–mar)). Kvartal erbjuds bara när räkenskapsåret innehåller kvartalets alla tre månader. Rapporten hämtas om automatiskt så fort periodvalet ändras, och bara bokförda verifikat räknas — utkast syns aldrig.

Rutorna följer Skatteverkets momsdeklaration:

Momsrutorna läser kontona, inte fakturorna — varje konto redovisas i den Momsruta som är angiven i kontoplanen, så även ett manuellt verifikat räknas med. Har ett intäktskonto (kontoklass 3) eller ett momskonto (26xx) rörelser i perioden men momsrutan Ej angiven, visar rapporten varningen Konton utan momsruta med en länk till kontot — de beloppen ingår inte i någon ruta förrän rutan är angiven. Rapporten varnar också om ett av standardkontona för moms eller försäljning (se Standardkonton) har en annan momsruta än sin roll — t.ex. om Försäljning momsfri pekar på ett konto med ruta 05: då hamnar rörelserna inte i rätt ruta. För momskontona tömmer Bokför momsomföring ändå kontot. Avyttringsverifikat från Anläggningsregistret (serie AV) utesluts ur rapporten på samma sätt som momsomföringarna — försäljningen av en tillgång räknas via kundfakturan, inte via avyttringsverifikatet. Rapporten visar beloppen med ören för att stämma mot huvudboken — deklarationen avrundas till hela kronor först i e-tjänsten.

Bokför momsomföring

Kortet Momsomföring visar de fyra momskontonas rörelser i perioden (Debet, Kredit, Netto) — underlaget för omföringen. Knappen Bokför momsomföring öppnar en bekräftelsedialog som visar exakt vad som kommer att bokföras: varje momskonto nollställs för perioden och nettot läggs på standardkontot Redovisningskonto för moms (2650) — kredit när moms ska betalas, debet vid moms att få tillbaka. Verifikatet bokförs i serien M (Momsredovisning) med periodens sista dag som datum.

Arbetsgången är: granska rapporten → Bokför momsomföring → lås perioden under Räkenskapsår. Är periodens sista månad redan låst nekas omföringen — lås upp månaden (med motivering) först. En period utan momsrörelser går inte att omföra ("Ingen moms att omföra i perioden.").

När omföringen är bokförd visar kortet Deklarerad med en länk till verifikatet (Verifikat M-…), och perioden kan inte deklareras igen — inte heller som del av ett kvartal som överlappar den. Rapportens rutor står stilla efter omföringen: själva M-verifikatet räknas aldrig med i rutorna, så deklarationsunderlaget går alltid att ta fram igen i efterhand.

Ångra: öppna M-verifikatet via länken och använd Omför (se Bokfört ovan), och bokför omföringsutkastet. Perioden blir då deklarerbar igen, och en ny momsomföring tar med både de ursprungliga rörelserna och allt som bokförts i perioden sedan dess. Betalningen av momsskulden mot skattekontot (och en eventuell flytt av momsfordran till 1650) bokförs manuellt som vanligt verifikat.

SIE-filer

Ekonomi → SIE-filer hanterar utbyte av bokföring med revisor eller ett annat bokföringsprogram, i det svenska SIE-formatet (typ 4). Administratörsbehörighet krävs.

Exportera

Välj Räkenskapsår och klicka Ladda ner SIE-fil. Filen innehåller räkenskapsårets kontoplan, ingående och utgående saldon, årets resultat per konto och samtliga bokförda verifikat med sina konteringsrader. Utkast följer aldrig med. Finns ett föregående räkenskapsår tas även dess datumintervall med som jämförelseår, vilket många mottagande program vill ha.

Filen skrivs i teckenkodningen CP437, som SIE-standarden kräver — öppnar du den i en vanlig textredigerare kan svenska tecken därför se konstiga ut, medan bokföringsprogrammet läser den rätt. Filändelsen är .se och filnamnet innehåller företagsnamn och räkenskapsårets datum.

Importera ingående balanser

Rutinen är till för att flytta in bokföring från ett annat system: den läser filens ingående balanser (#IB) och bokför dem som ett verifikat i serien I (Ingående balanser), daterat räkenskapsårets första dag. Därefter syns de som vilken bokföring som helst — i huvudboken, i balansräkningen och i en senare SIE-export.

Välj Räkenskapsår, välj filen och klicka Importera. Resultatet visar vilket verifikat som skapades, hur många konton som fick en ingående balans, och vilka konton som lades upp automatiskt.

Regler att känna till:

• Konton som saknas skapas automatiskt med namnet ur filens #KONTO-rader.
• Balanserna måste summera till noll. Gör de inte det avbryts importen med differensen angiven — systemet uppfinner aldrig en motpost, eftersom det skulle dölja ett fel i källdatat.
• Filens räkenskapsår måste stämma med det du valt, annars avbryts importen. Annars skulle fjolårets balanser kunna hamna på fel år utan att någon märkte det.
• Bara en gång per räkenskapsår. Ett andra försök avvisas — annars skulle varje balans dubbleras.
• Finns det redan bokförda verifikat före räkenskapsårets början avvisas importen. Då räknas den ingående balansen fram automatiskt ur den befintliga bokföringen, och en import ovanpå skulle dubblera den.
• Är räkenskapsårets första period låst går det inte att bokföra — lås upp den under Räkenskapsår först.
• Ingenting skrivs förrän hela filen är godkänd: en avvisad import lämnar inga spår.

Anläggningsregister

Ekonomi → Anläggningsregister håller företagets anläggningstillgångar (maskiner, inventarier, bilar, datorer, byggnader) och bokför de planenliga avskrivningarna. Registret bokför inte själva anskaffningen — den är redan bokförd via leverantörsfakturan eller ett manuellt verifikat på tillgångskontot. Registret bokför avskrivningar och avyttringar, i verifikatserien AV (Anläggningar), som skapas automatiskt första gången den behövs.

Anläggningsgrupper

Ekonomi → Anläggningsgrupper är grunddata: varje grupp bär fem konton — Tillgångskonto (t.ex. 1220), Ack. avskrivningar (1229), Avskrivningskostnad (7830), Vinst vid avyttring (3973) och Förlust vid avyttring (7970) — samt Förvald nyttjandetid (månader), som förifylls på nya anläggningar i gruppen. Tillgångskonto, ack-konto och kostnadskonto måste vara tre olika konton. När någon anläggning i gruppen har bokförd avskrivning eller en Ingående avskrivning är de tre kontona låsta i gruppens dialog ("Tillgångskonto, ack-konto och kostnadskonto är låsta — gruppen har bokförd eller ingående avskrivning") — de bär redan bokförda belopp; vinst- och förlustkonto, namn och nyttjandetid kan fortfarande ändras.

Knappen Förifyll BAS-grupper skapar fem grupper ur BAS-kontoplanen: Maskiner och andra tekniska anläggningar (1210/1219/7830, 60 mån), Inventarier och verktyg (1220/1229/7830, 60 mån), Bilar och andra transportmedel (1240/1249/7830, 60 mån), Datorer (1250/1259/7830, 36 mån) och Byggnader (1110/1119/7820, 600 mån = 2 % per år). Grupper som redan finns hoppas över. Saknas ett av kontona i kontoplanen avbryts förifyllningen — kör Förifyll BAS-urval under Kontoplan först. Nyttjandetiderna är bara förval; ändra dem efter företagets egna bedömningar. En grupp kan tas bort så länge den saknar anläggningar.

Ny anläggning

+ Ny anläggning på registersidan: Benämning, Grupp (sätter förvald nyttjandetid), Anskaffningsdatum, Avskrivningsstart (förval anskaffningsmånaden — kan flyttas till en senare månad), Anskaffningsvärde, Restvärde (förval 0; lika med anskaffningsvärdet för t.ex. mark som inte skrivs av), Nyttjandetid (månader), valfri Leverantörsfaktura (länk till köpet) och Anteckning. Anläggningen får ett nummer i serien AN-.

Anläggningar anskaffade före Nav: för en tillgång som köptes innan företaget började använda Nav ligger den hittills ackumulerade avskrivningen redan i den ingående balansen (se SIE-filer). Fyll i den som Ingående avskrivning (beloppet) och Avskriven t.o.m. månad (sista månaden som beloppet täcker). Båda fälten fylls i tillsammans eller inte alls. Anskaffningsvärde, Anskaffningsdatum och Nyttjandetid anges som de ursprungligen var; den första körningen fortsätter från månaden efter Avskriven t.o.m. månad och skriver inte av det som redan ligger i balansen. Beloppet får inte överstiga det avskrivningsbara underlaget (anskaffningsvärde − restvärde), och månaden måste vara en passerad månad inom nyttjandetiden, inte före avskrivningsstart. Tillgångskortet visar Ingående avskrivning i översikten, och ackumulerad avskrivning och bokfört värde räknar med den. Fälten låses, precis som anskaffningsvärdet, när den första avskrivningen är bokförd.

Avskrivningen är linjär på hela månader: (anskaffningsvärde − restvärde) / nyttjandetid per månad, och sista månaden tar resten så summan blir exakt. Tillgångskortet visar den bokförda och den planerade avskrivningen per månad, ackumulerad avskrivning och bokfört värde — allt beräknat ur de bokförda raderna, inget lagrat saldo.

Ändra i efterhand: benämning och anteckning kan alltid ändras. När den första avskrivningen är bokförd låses Anskaffningsdatum, Anskaffningsvärde, Avskrivningsstart och Grupp (de bestämmer vad som redan bokförts). Nyttjandetid och Restvärde kan ändras även då — ändringen är framåtverkande: det återstående underlaget fördelas jämnt på de återstående månaderna, och inget bokfört rörs. Nyttjandetiden kan inte göras kortare än att det finns minst en månad kvar efter den senast bokförda ("Nyttjandetiden kan inte vara kortare än de månader som redan bokförts"). En anläggning utan bokförda avskrivningar kan tas bort med Ta bort; numret återanvänds inte.

Bokför avskrivningar

Kortet Avskrivningar överst på registersidan visar Senast bokförd t.o.m. med länk till verifikatet. Välj T.o.m. månad (förval förra månaden; en månad som inte passerat kan inte väljas) och klicka Bokför avskrivningar. Dialogen visar exakt vad som bokförs: per grupp (kostnadskonto / ack-konto, belopp), per anläggning (vilka månader, belopp), verifikatdatumet (månadens sista dag) och totalsumman. Bokför avskrivningar i dialogen bokför ett verifikat i serien AV med en debetrad per kostnadskonto och en kreditrad per ack-konto, och meddelar "Avskrivningar bokförda — Verifikat AV-…".

Körningen fyller på alla saknade månader från varje anläggnings avskrivningsstart t.o.m. vald månad — en ny anläggning som registrerats i efterhand kommer alltså ikapp automatiskt. Månader som ligger i låsta perioder bokförs ändå, på verifikatdatumet i den öppna månaden; dialogen markerar dem hämtas ikapp. Är perioden för verifikatdatumet själv låst nekas körningen ("Perioden för det här datumet är låst för bokföring") — lås upp månaden under Räkenskapsår. Finns inget att bokföra visas "Inget att bokföra — alla månader t.o.m. vald månad är redan avskrivna". Har ett av gruppens konton avaktiverats i kontoplanen varnar dialogen ("Ett av gruppens konton är inaktivt i kontoplanen — aktivera kontot eller byt konto på gruppen", med konto och grupp) och körningen nekas tills kontot är aktivt igen. Rutinen per månad är: Bokför avskrivningar → granska → lås perioden under Räkenskapsår. Listan under kortet visar tidigare körningar med verifikat, belopp och om de är omförda.

Ångra senaste körning

Ångra senaste körning på kortet omför den senaste körningens verifikat — omföringen bokförs i serien AV på körningens eget datum, så månaden nettar till noll — och körningens månader blir obokförda igen; nästa körning bokför dem på nytt (med då gällande nyttjandetid och restvärde). Bara den senaste körningen kan ångras; behöver flera körningar backas, ångra dem bakifrån en i taget. En körning som hör till en avyttring kan inte ångras, och därmed inte heller någon körning före en avyttring — avyttringen är slutgiltig. Är körningens period låst nekas ångringen tills perioden låsts upp; ett stängt räkenskapsår kan därför aldrig ändras den här vägen.

Omför på verifikatkortet är avstängt för registrets AV-verifikat ("Verifikatet hör till anläggningsregistret — ångra via Anläggningsregistret"): en omföring utanför registret skulle nolla huvudboken medan registret fortfarande räknar månaderna som bokförda. Verifikatkortet länkar i stället till registret.

Avyttring

På tillgångskortet, kortet Avyttring, klickar du Avyttra. Välj Typ — Försäljning eller Utrangering — och Datum (inte i framtiden). En försäljning har dessutom Försäljningspris exkl. moms och Mellankonto. Klicka Visa kontering för att se exakt vad som bokförs, och Bokför avyttring för att bokföra.

Avyttringen bokar först avskrivning t.o.m. avyttringsmånaden (om det saknas månader — dialogen visar dem), och därefter ett avyttringsverifikat i serien AV som tar bort anskaffningsvärdet (kredit på tillgångskontot) och de ackumulerade avskrivningarna (debet på ack-kontot). Vid försäljning debiteras Mellankontot med försäljningspriset och mellanskillnaden mot bokfört värde bokförs som vinst (kredit på gruppens vinstkonto) eller förlust (debet på gruppens förlustkonto). En utrangering bokar hela bokförda värdet som förlust. Tillgången får status Avyttrad och kortet länkar till avyttringsverifikatet. Avyttringen kan inte ångras; en felaktig avyttring rättas med ett manuellt verifikat och en ny tillgång.

Mellankontot och kundfakturan. Försäljningen faktureras till kunden på vanligt sätt, och fakturans intäktsrad ska konteras på samma konto som mellankontot — ge den fakturerade artikeln (eller dess artikelgrupp) en konteringsregel på det kontot. Fakturan krediterar då mellankontot och avyttringsverifikatet debiterar det, så kontot nettar till noll och vinst eller förlust blir kvar på resultatkontona. Förvalet är gruppens vinstkonto (normalt 3973).

Momsen. Avyttringsverifikatet räknas aldrig i momsrapporten — bara kundfakturan gör det. För att försäljningens underlag ska hamna i ruta 05 måste mellankontot ha Momsruta 05 i kontoplanen. Saknar mellankontot ruta 05 visar dialogen varningen "Mellankontot saknar momsruta 05 — försäljningen kommer inte med i ruta 05 i momsrapporten". Observera att alla bokningar på kontot då räknas i ruta 05 — även en manuellt bokförd vinst på 3973. Den som vill hålla 3973 rent väljer ett eget mellankonto med ruta 05.

Avskrivningsplan

Ekonomi → Avskrivningsplan visar, per räkenskapsår (välj under Räkenskapsår) och grupp, varje anläggnings IB ansk., Anskaffningar, Avyttringar, UB ansk., IB ack., Årets avskr., Avskr. avyttrat, UB ack. och Bokfört värde, med summor per grupp och en rad Summa alla grupper. Ladda ner PDF ger rapporten på företagets A4-mall; Exportera CSV ger en rad per anläggning med alla kolumner. En avskrivning hör till det datum körningens verifikat har — en körning t.o.m. juni bokförd den 30 juni räknas i juni, en ikappbokning av januari gjord i juni räknas i juni — precis som i huvudboken.

En anläggnings Ingående avskrivning (avskrivningar som bokfördes före Nav och ingår i den ingående balansen) visas alltid i kolumnen IB ack. (ingående ackumulerad avskrivning), aldrig som årets avskrivning.

Kortet Avstämning mot huvudboken jämför, per konto, registrets anskaffningsvärde med tillgångskontots saldo och registrets ackumulerade avskrivningar med ack-kontots saldo per räkenskapsårets sista dag (samma siffror som balansräkningen). Stämmer allt visas "Registret stämmer mot huvudboken."; annars en varning per konto: "Registret stämmer inte mot konto 1220 …: huvudbok …, register … (skillnad …)". En skillnad betyder typiskt att ett köp bokförts på tillgångskontot utan att läggas upp i registret (eller tvärtom), att köpet bokförts på fel konto, eller att ett manuellt verifikat rört 12xx-kontona.

Årsbokslut

Ekonomi → Bokslut är guiden som stänger ett räkenskapsår. Välj Räkenskapsår överst — förvalt är det äldsta öppna året vars slutdatum har passerat. Finns inget bokslut för året ännu väljer du Bokslutsdatum (förval årets sista dag; datumet måste ligga i årets sista månad) och klickar Starta bokslut. Bokslutsdatumet kan ändras i kortet Bokslutsdatum (Spara bokslutsdatum) tills det första steget har bokförts — även avskrivningarna i steg 3 räknas, eftersom deras verifikat dateras på bokslutsdatumet.

Guiden består av sex steg som alla syns samtidigt, och du kan lämna sidan och fortsätta senare. Varje steg har en status: Klar, Ej gjord, Inaktuell (bokföringen har ändrats efter steget — gör om det) eller Spärrad (en kontroll i steg 1 hindrar bokföring). Alla bokslutsverifikat bokförs i serien BS (Bokslut) och dateras på bokslutsdatumet. Ett steg kan göras om hur många gånger som helst innan året stängs: blir resultatet detsamma bokförs ingenting, annars omförs det förra stegverifikatet och ett nytt bokförs. Listan Bokslutsverifikat längst ned visar allt guiden har bokfört.

Kontroller

Steg 1 visar spärrar och varningar. Spärrar hindrar stegen 2–5: verifikatutkast i året (bokför eller ta bort dem — de första 20 listas som länkar), att föregående räkenskapsår inte är stängt, att bokslutsmånaden är låst (knappen Lås upp period öppnar den vanliga upplåsningen med motivering) och att bokslutsdagen inte har passerat. Varningar hindrar inget men ska granskas:

• Momsen är inte omförd för alla månader. Omför momsen för december (och övriga månader) innan året stängs — efteråt kan den inte bokföras i året.
• Kund- eller leverantörsreskontran stämmer inte mot kundfordrings- respektive leverantörsskuldkontot per räkenskapsårets sista dag (även när bokslutsdatumet ligger tidigare). Vanliga orsaker: ett manuellt verifikat på kontot, ett standardkonto som bytts under året, eller fakturor från innan automatkonteringen.
• Anläggningsregistret stämmer inte mot tillgångskontona (samma avstämning som i Avskrivningsplan).
• Intäkter på konton utan momsruta.
• Lagerkontots saldo stämmer inte med den bokförda lagervärderingen.

Lagerförändring

Steg 2 värderar lagret per bokslutsdatumet med vald Värderingsmetod (Standardpris, Senaste inköp eller Vägt snitt; förvalt är metoden från förra årets bokslut, annars Vägt snitt). Visa lagervärdering visar lagervärdet, saldot på lagerkontot, skillnaden och exakt den kontering som bokförs. Bokför lagerförändring bokför skillnaden mellan lagervärdet och kontot Lager mot Lagerförändring (se Standardkonton). Artiklar utan pris räknas som 0 och visas som en varning. Har företaget inget lager — lagervärdet och saldot på Lager är båda 0 — blir steget Klar utan verifikat, även om kontona Lager och Lagerförändring saknas i kontoplanen.

Lagret värderas som det var registrerat vid bokslutsdagens slut — inventera och rapportera alla lagerrörelser före årsskiftet. Inkurans och pågående tillverkning bokförs med ett eget manuellt verifikat på egna konton (t.ex. 1469 eller 1440); bokför du på själva lagerkontot efter steget blir steget Inaktuell och en omkörning rättar kontot mot lagervärderingen.

Lagervärdet beror på lagerloggen per bokslutsdatumet: sätter du i efterhand ett standardpris på en artikel som tidigare saknade pris kan värdet ändras — kör i så fall om steget (Bokför lagerförändring igen) så rättas bokföringen.

Avskrivningar i bokslutet

Steg 3 kör anläggningsregistrets avskrivningar t.o.m. bokslutsmånaden, daterade på bokslutsdatumet, i registrets serie AV. Visa avskrivningar visar vad som saknas och Bokför avskrivningar bokför det. Är allt redan bokfört står steget som Klar. En avskrivningskörning ångras i Anläggningsregistret.

Periodiseringar

Steg 4 bokför upplupna och förutbetalda kostnader och intäkter. Lägg till en rad per post med Lägg till rad: Typ (Förutbetald kostnad, Upplupen intäkt, Upplupen kostnad eller Förutbetald intäkt), Balanskonto (förval 1790 respektive 2990), Resultatkonto, Belopp och Text. Konteringen visas under raderna. Bokför periodiseringar bokför alla rader i ett verifikat på bokslutsdatumet och återför dem automatiskt med ett spegelvänt verifikat på nästa räkenskapsårs första dag. Finns inget nästa räkenskapsår skapas det. Är första perioden i nästa räkenskapsår låst visar steget en varning — återföringen kan inte bokföras förrän perioden låsts upp under Räkenskapsår och perioder. Har året inga periodiseringar klickar du Inga periodiseringar. Ändrar du raderna och bokför igen omförs både periodiseringen och återföringen innan de nya bokförs. Periodiseringar påverkar inte momsrapporten. En identisk omkörning vägras om ett av kontona i de bokförda raderna har inaktiverats sedan dess — aktivera kontot igen, eller ändra raderna.

Resultatöverföring

Steg 5 visar årets resultat (kontoklass 3–8) och bokför det mot eget kapital med Bokför resultatöverföring: en vinst bokförs som debet 8999 och kredit 2099, en förlust tvärtom. Stegen 2–4 måste vara gjorda först. Efter överföringen visar balansräkningen Årets resultat 0,00 och resultatet på 2099, och resultaträkningen visar överföringen på raden Årets resultat (bokfört). Bokförs något i året efteråt blir steget Inaktuell — gör om det. Är resultatet 0,00 står steget som Klar utan verifikat. Saknas konto 8999 eller 2099 i kontoplanen (eller är något av dem inaktivt) visar steget en hänvisning till Kontoplan i stället för konteringen — lägg upp kontona där, t.ex. med Förifyll BAS-urval.

Stäng året

Steg 6 visar de spärrar som återstår, varningarna och en avstämning av nästa års ingående balanser mot årets utgående. Den kan bara skilja om ingående balanser har importerats till nästa år via SIE — omför i så fall det importerade verifikatet först. Avstämningen läser bara serien I i nästa år. Skulle omföringen hamna i ett senare år (bokslutet görs sent), ändrar du omföringsutkastets datum till ett datum i nästa räkenskapsår innan du bokför det — eller rättar ingående balansen med ett manuellt verifikat i serien I i nästa år. En rättelse i en annan serie tar inte bort spärren. Året kan stängas tidigast dagen efter räkenskapsårets sista dag, även om bokslutsdatumet ligger tidigare. Finns varningar kryssar du i Jag har granskat varningarna. Stäng räkenskapsåret låser alla perioder och markerar året som stängt. Därefter kan inga verifikat bokföras i året — inte heller från ett skript eller direkt i databasen — och perioderna kan inte låsas upp.

Öppna året igen

På ett stängt år finns Öppna året igen, som kräver en Motivering. Resultatöverföringen omförs och bokslutsmånaden låses upp; övriga månader förblir låsta och kan låsas upp en i taget under Räkenskapsår och perioder. Lagerförändring, avskrivningar och periodiseringar ligger kvar. Året kan inte öppnas om nästa räkenskapsår är stängt eller om en vinstdisposition är bokförd — ångra den först (så länge dispositionen är bokförd är Öppna året igen avstängd). Händelsen loggas i händelseloggen.

Vinstdisposition

På ett stängt år bokför du årsstämmans beslut: ange Stämmodatum (efter räkenskapsårets slut, i ett öppet räkenskapsår) och eventuell Utdelning (kr), klicka Visa kontering och sedan Bokför vinstdisposition. Saldot på 2099 flyttas till 2091 Balanserad vinst eller förlust, och utdelningen bokförs på 2898 Outtagen vinstutdelning. Överstiger utdelningen det fria egna kapitalet visas en varning. Utbetalningen av utdelningen bokförs som ett vanligt verifikat. Ångra omför dispositionen på stämmodatumet.

Automatkontering

Kund- och leverantörsfakturor bokförs automatiskt — du behöver aldrig knappa in ett verifikat för hand för dem. Detsamma gäller kund- och leverantörsreskontrans betalningar, kundens betalningspåminnelser och momsrapportens momsomföring. Verifikaten hamnar i egna serier som skapas automatiskt första gången de behövs (ingen separat uppsättning krävs):

• F (Kundfakturor) — bokförs när en faktura utfärdas. Se Bokföring av fakturan i kapitlet Försäljning för hela konteringen, kreditfaktura och vad som händer om bokföringen inte går att genomföra.
• L (Leverantörsfakturor) — bokförs när en leverantörsfaktura godkänns, och en omföring bokförs i samma serie när en godkänd faktura avbryts. Se Bokföring av leverantörsfakturan i kapitlet Inköp.
• K (Kundreskontra) — bokförs när en betalning registreras (bankbeloppet mot betalkontot, kundfordran mot det som stängs, mellanskillnaden mot öres-/kronutjämning vid en avskrivning inom toleransen), när en betalningspåminnelse skickas med avgift ikryssad (avgiften mot kundfordran respektive kontot för påminnelseavgifter) och som en omföring när en betalning makuleras. En ren kvittning mellan en fakturas och en kreditfakturas öppna poster flyttar inget saldo och bokför därför inget verifikat — se Kvittning av kreditfaktura i kapitlet Försäljning.
• U (Leverantörsreskontra) — bokförs när en utbetalning registreras i leverantörsreskontran (bankbeloppet mot betalkontot, leverantörsskulden mot det som stängs, mellanskillnaden mot öres-/kronutjämning vid en avskrivning inom toleransen), och som en omföring när en betalning makuleras. Delar betalkontots standardvärde och betalningstoleransen med kundreskontran. Se Leverantörsreskontra i kapitlet Inköp för hela flödet, inklusive kvittning mot leverantörens kreditfaktura.
• M (Momsredovisning) — bokförs när momsrapportens momsomföring bokförs, se Momsrapport ovan.
• AV (Anläggningar) — avskrivningskörningar, deras omföringar (Ångra senaste körning) och avyttringsverifikat från Anläggningsregistret.

Serierna skapas bara om de saknas. Finns redan en verifikatserie med koden F, L, K, U, M, AV eller BS — t.ex. en du lagt upp själv för något annat — återanvänder automatkonteringen den serien utan att säga till, och fakturaverifikaten hamnar alltså i din befintliga serie. Vill du hålla dem åtskilda, använd andra koder än F, L, K, U, M, AV och BS för egna serier.

Fakturanumret/attesten/BET-numret/UTB-numret och verifikatet skapas i ett och samma steg — antingen blir båda av, eller ingetdera. På respektive faktura-/betalningskort visas en länk till verifikatet (Verifikat F-… / Verifikat L-… / Verifikat K-… / Verifikat U-…), synlig bara för den som kan öppna Ekonomi.

Vilket konto en rad bokförs mot avgörs i den här ordningen:

1. En konteringsregel för radens artikelgrupp och exakta momssats.
2. Annars en konteringsregel för artikelgruppen med momssats "Alla satser" (en katalog-regel som gäller oavsett moms).
3. Annars ett av standardkontona.

Regler och standardkonton läggs upp under Konteringsregler nedan. Rader utan artikelgrupp (t.ex. artiklar utan grupp, eller fria rader utan artikel på en leverantörsfaktura) hoppar direkt till standardkontot.

Konteringsregler

Ekonomi → Konteringsregler styr automatkonteringen: dels standardkontona som gäller när ingen regel matchar, dels konteringsreglerna som styr enskilda artikelgrupper. Allt på sidan — standardkontona, beloppen under Kundreskontra och reglerna — kan ändras av alla med rättigheten Ekonomi; övriga inställningar under System → Inställningar är fortfarande bara för administratörer.

Standardkonton

Sektionen Standardkonton listar de femton konton automatkonteringen faller tillbaka på: Kundfordringar, Utgående moms 25 %, Utgående moms 12 %, Utgående moms 6 %, Försäljning 25 %, Försäljning 12 %, Försäljning 6 %, Försäljning momsfri, Leverantörsskulder, Ingående moms, Kostnad, standard, Bank/betalkonto, Påminnelseavgifter, Öres- och kronutjämning och Redovisningskonto för moms (momsomföringens motkonto, standard 2650), samt bokslutets två konton Lager och Lagerförändring (se nedan). Varje fält är en lista över aktiva konton i formatet "1510 Kundfordringar"; det förvalda värdet är kontot som gäller just nu (eget val eller BAS-standard). Välj "Återställ till standard (…)" överst i listan för att ta bort ett eget val och gå tillbaka till standardkontot. Klicka Spara — bara de fält du faktiskt ändrat skickas.

Öres- och kronutjämning måste vara ett eget konto, skilt från Kundfordringar och Leverantörsskulder — pekar det på något av dem nekar betalningsregistreringen (kundreskontran respektive leverantörsreskontran) med ett konfliktfel, eftersom kontot då skulle både öppna och stänga samma post i en och samma bokning.

Lager (förval 1460) och Lagerförändring (förval 4990) används av bokslutets steg Lagerförändring (se Årsbokslut): skillnaden mellan lagervärdet och saldot på Lager bokförs mot Lagerförändring. Ett tillverkande företag byter ofta Lager till t.ex. 1410 eller 1450. De två fälten får inte vara samma konto.

Kundreskontra

Sektionen Kundreskontra styr två belopp: Betalningstolerans (kr) — hur mycket en kundbetalning får avvika från fakturans resterande belopp och ändå räknas som fullt betald — och Påminnelseavgift (kr) — avgiften som läggs på en betalningspåminnelse. Till skillnad från standardkontona ovan har fälten inget "Återställ till standard": ett belopp måste alltid anges (0 eller större). Klicka Spara — bara de fält du faktiskt ändrat skickas.

Regler per artikelgrupp

Sektionen Konteringsregler listar reglerna i en tabell: Artikelgrupp, Momssats, Intäktskonto och Kostnadskonto. + Ny regel öppnar ett formulär med:

• Artikelgrupp — obligatorisk.
• Momssats — 25 %, 12 %, 6 %, 0 % eller Alla satser (katalog-regeln, se ovan).
• Intäktskonto och Kostnadskonto — samma kontoformat som standardkontona, tom lista visas som "—". Minst ett av de två måste anges — en regel kan styra bara intäkt, bara kostnad, eller båda.

En kombination av artikelgrupp och momssats kan bara ha en regel — försöker du lägga upp en till för samma kombination avvisas det. Klicka Ändra på en rad för att redigera regeln, eller Ta bort för att radera den (bekräftas innan den tas bort).